共有リンクの設定ミスで動画が外に出る｜クラウド流出の事例と学校・PTAの配り方

運動会が終わった週末、PTAの係が撮った動画をGoogleドライブに上げ、共有リンクを学年の保護者のグループに貼る。早く届けたくて「リンクを知っている全員」にしたまま、その設定が年度をまたいで残る。行事の動画が学校の外に出る例の多くは、こうした手順の途中で起きています。

企業や自治体、学校が公表した流出の例を読むと、攻撃で盗まれた例と並んで、共有や公開の設定を誤ったまま外から見える状態になっていた例が目立ちます。トヨタ自動車では2013年11月から2023年4月まで、奈良市の中学校の件では約5週間、運営する側が気づかないまま、その状態が続きました。防ぐには、配る前に「誰に見せるか・いつ閉じるか・ダウンロードを許すか・転送をどう扱うか・誰が閉じるか」を決め、共有したらログインしていない画面で見え方を確かめることです。

子どもの顔が多く映り、写しが残ると困る動画は、ディスクにして枚数を数え、手渡しで配る方法もあります。ディスクにも紛失や複製の心配はあり、番号と受け渡しの記録を残してはじめて「どこに何枚あるか」が分かります。事例と数字は、2026年10月時点で公表資料と報道で確かめられた範囲に限っています。

外に出た情報の一部は、盗まれたのではなく「見える状態」だった

情報が外に出たというニュースを見ると、外部からの攻撃を思い浮かべがちです。公表された原因を並べると、人の操作や設定の誤りで外から見える状態になっていた例が一定の割合を占めます。東京商工リサーチが2026年1月30日に公表した調査では、2025年に上場企業とその子会社が公表した個人情報の漏えい・紛失の事故180件のうち、「誤表示・誤送信」が37件（20.5%）でした。同社はその例として、メールのCC・BCCの取り違えや、システムの誤設定を挙げています。

この数字は、上場企業と子会社が自ら公表したものを数えた値で、日本全体の割合を示すものではありません。それでも、公表された事故の5件に1件ほどが手元の操作から起きていることは、学校やPTAにも当てはまります。係の保護者や先生は毎年入れ替わり、慣れないアカウントを使い、行事の翌週という忙しい時期に共有の操作をします。前の年の2024年分の同じ調査でも、誤表示・誤送信は41件（21.6%）と報じられており、一年だけの偏りでもありません。

IPA（情報処理推進機構）は、2026年3月27日に公開した「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」第4.0版で、基本の心得を「情報セキュリティ6か条」にまとめました。その一つが「共有設定を見直そう！」です。小さな組織向けの指針の中で、ソフトの更新やパスワードと並んで共有設定が挙がっています。設定の誤りは、規模に関係なくどこでも起こる問題として扱われています。

設定の誤りが攻撃と違うのは、誰も気づかないまま長く続きやすいことです。攻撃では、画面に異変が出たり、脅しのメッセージが届いたりすることがあります。見える状態になっているだけなら、運営する側の画面には何も起きません。以下の事例にも、外の人や、あとから点検した人が気づいた例が並びます。

行事の動画は、名簿の表より多くの情報を含みます。顔と声、体操服やゼッケンの名前、校舎や通学路の景色が、同じ画面に入っています。映っている子どもは、自分で範囲を決められません。外に出た後に写しが残れば、その子が大きくなってからも見られる状態が続きます。資料のファイルより慎重に扱う理由は、ここにあります。攻撃でデータを暗号化されたり持ち出されたりした事例は、大手企業のランサムウェア被害に学ぶで経緯を追っています。

トヨタ自動車｜2013年11月から2023年4月まで、外から見られる状態だった

トヨタ自動車は2023年5月12日、子会社のトヨタコネクティッドに管理を委託していたデータの一部が、クラウド環境の誤設定で公開状態になっていたと公表しました。対象は、2012年1月2日から2023年4月17日までに「T-Connect」「G-Link」「G-Link Lite」「G-BOOK」を契約した約215万人です。外部からアクセスできた期間は2013年11月6日から2023年4月17日まで、約9年5か月にわたります。

見える状態だったのは何か

見られた可能性があるとされたのは、車載端末のID、車台番号、車両の位置情報、時刻です。トヨタはこれらについて、それだけで直ちに個人を特定できる情報ではないと説明しています。第三者による二次利用やコピーの残存も確認されなかったとしています。報道では「約10年」とまとめられることが多い件ですが、公表文の整理は「盗まれた」ではなく、「外部から閲覧できる状態だった」です。

同じ年の5月31日には追加の公表がありました。調査の範囲を広げた結果、国内で新たに約26万人分の車載端末IDや地図の更新データなどが公開状態だったこと、アジア・オセアニアの一部の国の販売店の顧客情報が、2016年10月から2023年5月まで外部から閲覧できた可能性があることが報じられています。海外の人数は公表されていません。

原因と、公表された再発防止策

トヨタは原因として、データの取り扱いのルールについての説明と徹底が十分でなかったことなどを挙げました。再発防止策は、クラウドの設定を監査する仕組みの導入、設定の調査と継続的な監視、従業員への教育の三つです。設定を一度正しく直すだけで終わらせず、正しいままかを見張り続ける仕組みを置いたことが、この件の再発防止策の中心になっています。

学校やPTAに置き換えると

自動車会社の話は遠く感じるかもしれません。それでも、置いた人と管理する人が別で、設定は作った時点のまま残る、という形は学校の共有フォルダにもあります。年度が替わると係も担任も替わり、前の年に作った共有リンクの存在を知る人がいなくなります。トヨタの件が、管理を子会社に委託していたデータで起きたように、置いた場所と使う人が分かれるほど、設定を見る人もいなくなります。共有を作るときに「誰が、いつ見直すか」まで決めておかないと、リンクはそのまま何年も残ります。

Salesforceの設定不備｜ログインしない利用者にも見える権限が付いていた

2020年の終わりから2021年にかけて、国内のいくつもの組織が、顧客や営業の管理に使うクラウドサービス「Salesforce」の設定の不備で、外部から情報を参照できる状態になっていたと公表しました。報道によると、PayPayは2020年12月7日に、加盟店の営業情報など最大2,007万6,016件が影響を受けた恐れがあると公表しています。10月18日から12月3日までアクセス権限の設定に不備があり、11月28日に海外からの不正アクセスがあったと報じられました。

楽天は2020年12月25日、グループ3社が使っていた社外の営業管理システムのセキュリティ設定の不備で、最大148万6,291件の個人と企業の情報に、海外の第三者から計614回のアクセスがあったと公表したと報じられています。相次ぐ公表を受けて、内閣サイバーセキュリティセンター（NISC、当時）は2021年1月29日、重要インフラ事業者などに向けて注意喚起を出しました。Salesforce製品の設定不備で意図しない情報が外部から参照される可能性があるとして、利用状況と設定の確認・見直しを求める内容です。

既定で付いていた権限は、作った人にも見えにくい

原因について、2021年4月の専門メディアの取材記事は次のように説明しています。サイトの機能を使うと、ログインしていない利用者（ゲストユーザー）が既定で作られ、そのゲストにデータを参照できる権限が付いていた。サービスの更新で、外部からデータに届く経路が事実上開いた。根本は管理者による権限設定の不備で、権限の仕組みが3層あり、どこか1か所を誤ると外から見える状態になる。サービスそのものの欠陥としてではなく、利用する側の設定の問題として整理されています。

学校が使う共有の仕組みでも、既定の設定と、あとから加わった機能は見落とされがちです。新しく作ったフォルダが、上の階層の共有範囲をそのまま引き継いでいる。アプリの更新で、共有の画面の項目名や並びが変わる。設定した人は去年と同じ操作をしたつもりでも、見える範囲が違っていることがあります。

2025年に海外で相次いだSalesforce関連の大規模なデータの窃取は、従業員への電話でのなりすましや、連携アプリの認証情報を盗む手口によるもので、2020〜2021年の設定不備とは性質が違います。同じ製品の名前で語られても、原因は分けて読む必要があります。この記事で扱うのは、2020〜2021年のように設定の誤りで見える状態になった話です。

学校の情報が外に向いている場所を数えておく

Salesforceの件では、外の利用者向けに作ったサイトの機能から情報が見えていました。学校やPTAにも、外に向いた場所はいくつもあります。学校のホームページやブログ、動画サイトのチャンネル、申込や出欠のフォーム、クラウドのドライブの共有、写真の販売サイト、保護者向けの連絡アプリ。どれも、設定一つで見える範囲が変わります。

年度の初めに、こうした場所を一覧にし、それぞれの管理者のアカウントと、置いている情報の種類を書いておきましょう。申込のフォームで集めた回答の表も、ドライブの共有と同じく、誰が見られる範囲に置いているかを確かめる対象です。数えていない場所は、点検からも漏れます。

「リンクを知っている全員」で起きたこと｜企業のファイル、学校の動画、PTAの資料

共有の範囲の誤りは、企業でも学校でも起きています。行事の動画を配る立場に近い三つの例を、公表された範囲で並べます。一つは企業の個人情報のファイル、残りの二つは学校の動画とPTAの資料です。

エイチーム｜93万5,779人分のファイルが、リンクで開ける状態に

報道によると、エイチームは2023年12月21日、Googleドライブのファイルを「このリンクを知っているインターネット上の全員が閲覧できます」という設定にしていたため、93万5,779人分の個人情報を含むファイルが閲覧できる状態になっていたと公表しました。見つかったきっかけは、導入を検討していたセキュリティ製品の検証のレポートだったと報じられています。

リンクを知っている全員が見られる設定では、守りはURLを知る人の範囲だけです。メールの転送、チャットへの貼り付け、引き継ぎの資料への記載。URLが一度でも想定していない場所に書かれれば、そこから先は誰が見ているのか分からなくなります。この件でファイルが見つかったのは、セキュリティ製品の検証という別の目的の作業の中でした。見える状態は、ふだんの業務の画面からは分かりにくいものです。

県立の特別支援学校｜保護者限定のつもりの動画が、外から見られる状態に

埼玉県教育局は2024年3月13日、県立の特別支援学校で、学校生活の写真で作った動画を保護者に限って公開するつもりが、動画サイトで外部から見られる状態になっていたと発表しました。動画には生徒約50人が映り、そのうち氏名が分かるものが18人でした。保護者の指摘を受けて、学校はその日のうちに動画を非公開にしています。県は、全県立学校に個人情報の適正な管理の徹底を改めて指示するとしています。

これはクラウドのドライブではなく、動画サイトの公開設定の話です。保護者限定という目的と、実際に選ばれた公開の範囲が合っていませんでした。写真を並べて動画にする作業は、学校での様子を家庭に届けたいという思いから始まります。そうした作業でも、公開範囲を選ぶ画面で一つ違う項目を選べば、学校の外の誰でも見られる動画になります。氏名の分かる生徒がいたことから、動画が外に出ると、顔だけでなく文字で入った情報も一緒に出ることが分かります。

奈良市の中学校｜PTA総会の資料が、県内の教育関係者から検索で見られる状態に

奈良市教育委員会が2025年7月18日に公表した件では、6月9日に市立中学校の教職員が、県域の公用クラウドのGoogleドライブにPTA総会の議決資料を置き、共有の範囲を誤りました。その結果、奈良県と県内39市町村の教育委員会、教職員、児童生徒が、検索で閲覧できる状態になりました。資料には、生徒211人の氏名と学級、教職員27人の氏名などが含まれていました。

5人のアクセスが確認されましたが、持ち出しの形跡はなかったとされています。見つかったのは7月15日で、ほかの市町村の教職員からの通報がきっかけでした。置いてから約5週間、運営する側は気づいていません。市は再発防止策として、個人情報を含むファイルを共有するときの作業手順の周知、共有設定についての知識の向上、システム面の改善を挙げています。

この件は、インターネット上の誰でもが見られたわけではありません。見られる範囲は、公用クラウドを使う県内の教育関係者と児童生徒でした。それでも、「組織の中だから」と選んだ範囲が、自分の学校の外にいる多くの人を含んでいたことになります。教育委員会や自治体で共通のクラウドを使う学校では、「組織内」という選択肢の範囲が、自分の学校よりずっと広いことがあります。

三つの例から、行事の動画の係が学べること

一つめは、目的と設定を言葉で照らし合わせることです。埼玉県の件の目的は「保護者限定」でした。選んだ公開の範囲が、その言葉どおりの範囲かどうか。設定を選んだ後に、選択肢の名前を声に出して読み、目的の言葉と並べてみるだけでも、食い違いに気づく機会が増えます。

二つめは、置き場所の範囲を知ることです。奈良市の件では、PTAの資料が、学校の教職員が使う県域の公用クラウドに置かれました。PTAの資料も、学校のクラウドに置けば、そのクラウドの範囲の中に入ります。どこに置くかで、選べる範囲そのものが変わります。

三つめは、外の人が知らせやすくしておくことです。三つの例のうち二つは、保護者やほかの市町村の教職員が気づいて知らせたことで閉じられました。お願い文や共有の案内に、問い合わせ先を必ず書く。知らせてくれた人に、すぐ礼を伝えて動く。気づいた人が黙っていれば、見える状態はそのまま続きます。

どの事例も、作ったときの設定が見直されないまま残っていた

業種も規模も違う五つの事例ですが、見える状態が生まれて続いた流れには共通点があります。行事の動画を配る係に関係の深いものから、型として並べます。

一つめは、既定の設定をそのまま使ったことです。Salesforceの件では、機能を使うと既定で作られるゲストに、参照の権限が付いていました。共有の画面でも、前回選んだ範囲が次も選ばれた状態で出てくることがあります。急いでいる日ほど、出てきた選択肢をそのまま確定してしまいます。

二つめは、上の階層からの引き継ぎです。フォルダに付けた共有の範囲は、その中に入れたファイルにも及びます。去年の行事のフォルダの中に今年の動画を入れれば、去年のリンクを知っている人にも今年の動画が見えます。作業した人は「今年の動画はまだ誰にも共有していない」と思っていても、見える範囲はフォルダで決まっています。

三つめは、一時的なつもりの共有が閉じられないことです。配る日に間に合わせるために広い範囲で共有し、配り終えたら戻すつもりでいた。ところが行事が終わると次の仕事が来て、戻す作業は誰の予定にも入っていない。トヨタの件で外から見られる状態が約9年5か月続いたように、閉じる日を決めていない共有は、閉じられないまま残ります。

四つめは、「内側」の範囲を狭く思い込むことです。奈良市の件では、公用クラウドの中の範囲を選んだ結果、県内の教育関係者と児童生徒が検索で見られる状態になりました。組織の名前が付いた選択肢が、自分の学校だけを指すとは限りません。PTAの係が個人のアカウントで「リンクを知っている全員」を選べば、範囲はインターネットの全体です。

五つめは、外から見え方を確かめていないことです。埼玉県の件で動画が外から見られると分かったのは、保護者の指摘でした。奈良市の件は、ほかの市町村の教職員の通報です。作った人は、自分のアカウントでログインしたまま動画を開くので、どの範囲の人に見えているのかは画面から分かりません。

この五つは、別々に起きるより、続けて起きることが多いものです。急いで共有し、範囲を広めに取り、閉じる日を決めず、担当が替わり、最後に外の人が気づく。どこか一か所で流れを止められれば、長く見える状態は防げます。

共有リンクで配る前に、係が決める5つのこと

設定の画面を開く前に、配り方の方針を決めましょう。設定は方針を画面に写す作業です。方針がないまま画面を開くと、出てきた選択肢で範囲が決まってしまいます。学校なら管理職や情報の担当、PTAなら役員会で、次の5つを決めて記録に残します。決めた内容は、保護者に配るお願い文にもそのまま書きます。

見せる範囲は「名簿」で決める

「学年の保護者」「クラスの保護者」「出演した子の家庭」のように、範囲を言葉で決めたら、その範囲の名簿を用意できるかを考えます。受け取る人のメールアドレスやアカウントを全員分集められるなら、一人ずつ追加する共有が使えます。追加されていない人がURLを開いても、中身は見られません。転送されても見られる人が増えないので、流出を防ぐ側から見るといちばん確かな方法です。

全員分のアカウントを集められないときに、「リンクを知っている全員」が選ばれます。学年に百を超える家庭があり、Googleのアカウントを持たない家庭もあれば、全員分を集めるのは難しくなります。その場合は、範囲をURLの管理で守るしかなくなるので、次の「閉じる日」と「中身」の決め方が大事になります。

祖父母に見せたいという家庭もあり、転送を一律に禁じるのは難しいものです。転送を認める相手を「同居していない祖父母まで」のように決めて書くか、認めないなら理由と一緒に書きます。曖昧なままにすると、家庭ごとに判断が分かれます。

兄弟姉妹が別の学年やクラスにいる家庭は、二つの範囲に入ります。クラス版を配るなら、その家庭には両方の版が届くように名簿を作ります。また、名簿の重なりを見落とすと、同じ家庭に同じURLが二度届き、問い合わせの元になります。

URLを貼る場所も、範囲の一部です。学年の保護者のLINEグループには、転校した家庭や前の年の役員が残っていることがあります。学校の連絡用のメール配信や連絡アプリのように、名簿で管理された経路があれば、URLはそちらで配ります。グループに貼るしかない場合は、貼る前にメンバーの一覧を開き、今の学年の保護者だけかを確かめます。

閉じる日を、配る日と同時に決める

共有を始める日と閉じる日は、同時に決めます。片方だけでは足りません。目安は、各家庭が動画を見て、必要なら保存するまでに足りる日数です。行事の翌週末を挟んで2週間ほど取れば、仕事で平日に見られない家庭も間に合います。閉じる日は、お願い文に日付で書き、係のカレンダーにも同じ日を入れます。

Googleドライブには、共有した相手ごとにアクセスの有効期限を付ける機能がありますが、使えるのは職場や学校を通じて取得したアカウントに限られます。PTAの係が個人のアカウントで共有するなら、期限は人の手で閉じるしかありません。閉じる作業を誰がするかを、次の「閉じる担当」と組にして決めます。

ダウンロードを許すかどうか

動画を家庭で手元に残したい保護者は、ファイルを保存する必要があります。ダウンロードを許せば、閉じる日のあとも各家庭に写しが残ります。許さなければ、見られるのは閉じる日までで、保存したい家庭の希望には応えられません。どちらにするかは、動画の中身と合わせて決めます。

ダウンロードを許すなら、スマホで保存できる大きさかも考えます。4Kで撮った30分の動画は、ファイルが数GBになることがあり、スマホの空き容量や通信の量で保存に失敗する家庭が出ます。保存用には、フルHDに書き出した版を別に置く、という分け方もあります。保存に失敗した家庭から「もう一度送ってほしい」と頼まれると、閉じる日の後に個別の対応が増えます。

ダウンロードを止める設定にしても、見ている画面を録画することまでは止められません。Googleドライブのヘルプも、印刷・ダウンロード・コピーは制限できるが、ほかのユーザーがファイルの内容をその他の方法で共有することまでは制限できない、と説明しています。ダウンロードの禁止は、うっかりの保存と転送を減らす手立てとして使い、外に出ない約束の代わりにはしないことです。

転送は止められない前提で、中身を選ぶ

「リンクを知っている全員」で配る動画は、URLが学校の外まで届いても困らない中身にしておきます。具体的には、子どもの名前が分かるテロップや名札の大写しを外す、配布を望まない家庭の子が大きく映る場面を除く、校舎の名前や通学路が分かる場面を短くする、といった編集です。全員が映る集合の場面と、一人ずつの大写しを分け、大写しは名簿で範囲を限れる方法で配る、という組み合わせもあります。

一人ずつ追加する共有なら、URLの転送では見られる人は増えません。ただ、ダウンロードを許していれば、保存したファイルそのものは誰にでも送れます。どの方法でも、受け取った家庭の手元から先は約束で守ることになります。約束の文例は、後の節に載せます。

5つめの「閉じる担当」は、動画をどのアカウントに置くかと切り離せません。共有を作った人のアカウントに動画がある限り、閉じる操作ができるのは、その人と、その人が権限を渡した人だけだからです。担当の決め方は、アカウントの名義と合わせて次の節で書きます。

ここまでの4つを、判断の順に並べると次の図のようになります。最初に、配布を望まない家庭の子が映っていないかを見ます。映っていれば、その場面を外した版を作ってから先へ進みます。次に、受け取る人のアカウントを全員分集められるなら、一人ずつ追加する共有で配ります。集められないときは、閉じる日と閉じる担当を決められるかで、期限つきのリンクにするか、ディスクで枚数を管理するかが分かれます。

閉じる担当と、動画を置くアカウントの名義

共有リンクを閉じられるのは、ファイルの持ち主と、持ち主が権限を渡した人です。誰のアカウントに動画を置くかで、閉じる担当が決まり、担当が替わったときに引き継げるかも決まります。行事の動画を置く前に、置き場所の名義を決めます。

個人のアカウントに置くと、係を離れた後に閉じられない

PTAの係が自分の個人のアカウントに動画を置き、そこから共有リンクを作ると、その人が係を離れた後も、動画とリンクはその人のアカウントに残ります。次の係は、リンクの存在を知っていても閉じられません。先生が個人のアカウントで共有した場合も同じで、異動の後に前の学校の保護者向けの共有を閉じる、という作業は忘れられがちです。異動や役員の交代が重なる3月の前に、自分のアカウントから共有している行事の動画を確かめておくと、引き継ぎに間に合います。

学校のアカウントに置けるなら、学校の管理の下に置くのが筋です。学校のGoogle Workspaceで共有ドライブが使えるなら、ファイルは作った個人のものではなくチームのものとして置かれます。ヘルプによると、メンバーのアカウントが管理者によって削除されても、そのメンバーが共有ドライブに追加したファイルは残ります。PTAで個人のアカウントを使うしかないなら、役員を2人以上、共有の一覧を見て閉じられる立場にしておきます。Googleドライブなら、配布用のフォルダにもう一人の役員を「編集者」として追加します。編集者が共有の範囲を変えられるかは「編集者は権限を変更して共有できます」のチェックで決まり、このチェックを切り替えられるのはオーナーです。編集者に加えるのは、閉じる役の人だけにしておきます。持ち主が係を離れる前に、動画を学校かPTAの管理する場所へ移すことも、引き継ぎの手順に入れます。

1つのアカウントを何人かで使い回さない

PTA用にアカウントを1つ作り、パスワードを係の間で回して使う、という運用があります。一見すると引き継ぎが楽ですが、誰が共有の範囲を変えたのか、誰がファイルを消したのかが後から分かりません。NTT西日本が2024年2月に公表した資料では、グループ会社の元派遣社員による顧客情報の持ち出しを受けて443のシステムを点検したところ、アカウントの共用で操作した個人を特定できないものが19%あったとされています。規模は違っても、使い回しのアカウントで同じことが起こります。

使い回すしかない場合は、パスワードを係が替わるたびに変え、共有の範囲を変えたときは日付と内容と操作した人を係のノートに書きます。パスワードをLINEのグループに書いて回すと、そのグループに入っている全員がアカウントに入れる状態になるので、伝え方も決めておきます。

置き場所のアカウントは、2段階認証とパスキーで守る

設定を正しくしていても、置き場所のアカウントそのものに他人が入れば、共有の範囲は自由に変えられ、動画はまとめてダウンロードされ、消されることもあります。Googleアカウントなら、「セキュリティとログイン」の画面の「Googleにログインする方法」から「2段階認証プロセス」を有効にします。パスキーを作ると、パスワードを使わずにスマホの画面ロックなどでログインする形になり、ヘルプでは2つ目の手順が省略されると説明されています。Microsoftのアカウントにも同じ考え方の仕組みがあります。

役員のアカウントが乗っ取られると、そのアカウントに共有されているPTAのフォルダも見られます。配布用のフォルダに追加する役員は、2段階認証を有効にしている人に限る、という決まりにしておくと、置き場所の守りが係の全員にそろいます。

引き継ぎの書類に「開いている共有リンクの一覧」を書く

年度末の引き継ぎの書類には、開いている共有リンクを一行ずつ書きましょう。何の動画を、どのアカウントから、どの範囲で、いつまで共有しているか、閉じる担当は誰か。たとえば「2026年度運動会・全体版／学校のアカウント／リンクを知っている全員・閲覧者／10月25日に閉じる／担当は副会長」のような書き方です。次の係が一覧を見て閉じられる形にしておけば、共有が何年も残ることは防げます。

Googleドライブで配るときの設定

Googleドライブで動画を共有するときは、ファイルを選んで共有の画面を開き、「一般的なアクセス」で範囲を選びます。選択肢には「制限付き」と「リンクを知っている全員」があります。「制限付き」は、追加した人だけが開ける状態、「リンクを知っている全員」は、URLを知っていれば誰でも開ける状態です。アカウントによっては、Googleの検索で誰でも見つけて開ける「一般公開」も出ます。表記はアプリの更新で変わることがあるので、意味で確かめてください。

次に、相手に渡す権限を選びます。権限は「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」の三つです。配る動画は「閲覧者」にします。「編集者」にすると、受け取った人がファイルを消したり、別の人と共有したりできるので、配布には向きません。一人ずつ追加するときは、相手のメールアドレスを入れて権限を選び、「送信」を押すと通知のメールが届きます。

共有の画面の右上にある設定のアイコンからは、閲覧者がダウンロード・コピー・印刷できるかを切り替えられます。同じ画面の「編集者は権限を変更して共有できます」のチェックを外すと、編集者が共有の範囲を変えられなくなります。動画の差し替えのために係の誰かを編集者にする場合は、このチェックを外しておきます。

スマホのアプリで共有するとき

係がスマホのGoogleドライブのアプリで共有の操作をすることもあります。ヘルプによると、AndroidでもiPhoneでも、ファイル名の横の「その他」のアイコンから「共有」に進み、相手のアドレスを入れて「送信」を押すと、一人ずつの共有になります。リンクの範囲を変えるときは、「アクセスを管理」を開き、「一般的なアクセス」の「変更」から「リンクを知っている全員」などを選び、権限を選んで「戻る」を押します。

スマホの画面は小さく、今の範囲が一目で分かりにくいことがあります。共有を作ったら、もう一度「アクセスを管理」を開き、「一般的なアクセス」の欄に何と表示されているかを読んでから、URLを配ります。パソコンが使えるなら、範囲の最終の確認だけはパソコンの広い画面で行うと見落としが減ります。

個人のアカウントと学校のアカウントでは、使える機能が違う

アクセスの有効期限は、共有した相手の名前の横の矢印から「有効期限を追加」を選んで付けます。ヘルプでは、この機能は対象となる職場や学校のアカウントで使え、期限は今日から1年以内の日付で選ぶとされています。個人のアカウントでは使えないので、PTAの係が個人のアカウントで配るときは、前の節のとおり人の手で閉じます。

学校のアカウントでは、管理者が共有できる範囲を制限していることがあります。組織の名前が付いた範囲の選択肢が出ることもあり、Google Workspaceの管理者向けヘルプには、組織内でリンクを知っている人に限る設定と、組織内の検索結果に表示される設定が並んでいます。奈良市の件のように、県や市で共通のクラウドを使っていると、組織内の範囲は自分の学校より広くなります。どの選択肢が誰まで届くのかは、学校の情報の担当や教育委員会に確かめてください。

フォルダで共有すると、あとから入れたファイルも同じ範囲になる

ヘルプには、共有フォルダの中のファイルとフォルダは常にその権限を引き継ぐ、とあります。配る動画を入れたフォルダを「リンクを知っている全員」で共有すると、あとからそのフォルダに入れた写真や名簿も、同じURLから見えるようになります。行事の動画を入れる前に、フォルダの中に何があるかを一覧で確かめてください。

配布には、配布だけに使うフォルダを行事ごとに作るのが安全です。撮影した元のファイル、編集の途中のファイル、出欠や申込の表は、共有していない別の場所に置きます。去年の行事のフォルダを使い回すと、去年のリンクを知っている人に今年の動画が見えるので、フォルダの名前に年度と行事名を入れて分けます。

動画のファイル名にも気をつけます。撮った人が「○○くん_かけっこ.mp4」のように名前を入れていると、動画を再生しなくても、一覧を開いただけで名前が読めます。配布用のフォルダに入れる前に、「2026_運動会_1組.mp4」のように行事とクラスだけの名前に付け直してください。

OneDriveで配るときの設定

学校のアカウントがMicrosoft 365の場合や、家庭のパソコンでOneDriveを使っている場合は、OneDriveで共有リンクを作ります。ファイルを選んで「共有」を開き、リンクの設定で範囲を選びます。Microsoftのヘルプにある選択肢は、「すべてのユーザー」「（組織名）のユーザー」「既存のアクセス権を持つユーザー」「特定のユーザー」の四つです。画面の表記は、アプリの種類や更新で少しずつ違います。

「すべてのユーザー」は、URLを知っていれば誰でも開ける範囲で、Googleドライブの「リンクを知っている全員」にあたります。「特定のユーザー」は、名前やメールアドレスで指定した人だけが開ける範囲で、URLが転送されても、指定されていない人は開けません。「既存のアクセス権を持つユーザー」は、すでに共有されている人にURLを送り直すときに使う選択肢で、新しく見られる人は増えません。保護者のアドレスを集められるなら「特定のユーザー」を選びます。

同じ画面の「編集を許可する」は、ヘルプでは既定でオンになっています。配る動画では必ずオフにします。「ダウンロードを禁止する」は、職場または学校のアカウントで、編集を許可しない設定にしたときだけ選べます。個人のアカウントでは出てこないので、ダウンロードを止めたいなら学校のアカウントで共有するしかありません。

「有効期限の設定」と「パスワードの設定」には、ヘルプで「Microsoft 365 サブスクライバーのみが利用できます」と注記があります。無料の個人のアカウントでは期限もパスワードも付けられないので、Googleドライブの個人のアカウントと同じく、閉じる日に人の手でリンクを消します。パスワードを付けたときは、URLと同じメッセージにパスワードを書かず、別の手段で伝えます。同じメッセージに並べると、転送された先でもそのまま開けてしまいます。

共有を止める手順は、ヘルプでは職場や学校のアカウントの場合として書かれています。ブラウザのOneDriveでファイルを選んで「情報」から詳細の画面を開き、「アクセス権あり」の下の「アクセスの管理」を選びます。リンクの横の「X」を選び、確認の画面で「リンクの削除」を押すと、そのURLでは開けなくなります。期限やパスワードを変えるときは、リンクの横の矢印から「リンクの編集」を開きます。個人のアカウントでは、ヘルプは左側の「共有」を選ぶところから案内していて、画面の作りが少し違います。

学校のアカウントで、選べるはずの範囲が出てこないとき

学校や教育委員会のMicrosoft 365では、管理者が「すべてのユーザー」の共有を止めていることがあります。そのときは画面に選択肢が出ないか、選べない表示になります。保護者の個人のアドレスに共有できるかどうかも、管理者の設定しだいです。出てこないのは、組織として学校の外への共有を絞っているためなので、個人のアカウントに動画を移して共有する前に、情報の担当に配り方を相談してください。学校の外へ出さない設定を、係の判断で迂回することになるからです。

YouTubeの限定公開は、リンクを知っている人が誰にでも渡せる

動画サイトで配る場合の公開範囲は、「公開」「限定公開」「非公開」の三つです。YouTubeのヘルプは、限定公開の動画について、リンクを知っているユーザーだけが表示し、共有できると説明しています。共有された相手は、Googleアカウントを持っていなくても見られます。チャンネルの動画の一覧には出ませんが、ほかの人が公開の再生リストに入れると、その再生リストには表示されます。

限定公開は、Googleドライブの「リンクを知っている全員」と同じく、URLを知る人の範囲だけで守る形です。非公開にして、見せる相手をメールアドレスで指定する方法もあり、こちらはURLの共有や公開の再生リストへの追加ができません。埼玉県の発表は動画サイトの名前を挙げていませんが、保護者限定のつもりで選んだ範囲が実際は外から見られる範囲だった、という食い違いは、この三つの選択肢の間でも起こります。共有を終える日には、限定公開を非公開に変えると、URLを知っている人も見られなくなります。

動画サイトのチャンネルも、誰のアカウントで作ったかで、閉じられる人が決まります。PTAが行事の動画を上げるなら、前の節のアカウントの名義の決め方がそのまま当てはまります。学校が限定公開を使うときの考え方は、YouTube限定公開で教材を配るリスクで、生徒が映る動画と教材を分けて詳しく扱っています。

動画サイトに上げるときは、題名と説明の欄、サムネイルの画像にも気をつけます。限定公開でも、URLを知っている人には題名と説明が見えます。題名に学校名と学年、説明に子どもの名前を書いたり、子どもの顔の大写しをサムネイルにしたりすると、URLが転送された先で、動画を開かなくても学校と子どもが分かります。題名は「秋の行事　全体版」のように、学校を特定しない書き方にしておきます。

配る前に、ログインしていない画面でURLを開いてみる

共有を作った人が自分のアカウントで動画を開くと、範囲がどうであっても動画は再生されます。作った人の画面からは、外の人に見えているかどうかが分かりません。設定の誤りに外の人が気づく例が多かったのは、このためです。URLを配る前に、外の人と同じ条件で開いてみる手順を、配布の作業の中に組み込みましょう。

いちばん手軽なのは、ブラウザのシークレットウィンドウ（Safariではプライベートブラウズ）でURLを開く方法です。ログインしていない状態になるので、「制限付き」や「特定のユーザー」で共有していれば、ログインを求められたり、アクセスの権限がないと表示されたりします。動画がそのまま再生されたら、URLを知っている誰でも見られる状態です。意図した結果かどうかを、ここで確かめます。

学校のアカウントで「組織内」の範囲を選んだときは、ログインしていない画面だけでは足りません。家族のアカウントなど、学校の外のアカウントで開いて見られないことと、同じ学校の別のアカウントで見られることの両方を確かめます。県や市で共通のクラウドを使っているなら、ほかの学校の人に見えるかどうかは自分では試せないので、範囲の意味を情報の担当に確かめます。

共有の一覧と、上のフォルダを見る

次に、共有の画面に出る「アクセス権があるユーザー」の一覧を見ます。予定していない人、前の年の係、名前の分からないグループが入っていないか。OneDriveなら「アクセスの管理」の画面で同じことを確かめます。動画のファイルだけでなく、そのファイルが入っているフォルダ、さらに一つ上のフォルダも開き、そこに広い範囲の共有が付いていないかを見ます。フォルダの共有は中のファイルに引き継がれるからです。

最後に、配る動画を通して一度見ます。名札、ゼッケン、黒板や掲示物の名前、テロップの名前、エンドロールの名前の一覧。編集した人が気づかなかった文字は、通して見ると目に入ります。確認は、編集した人とは別の人がするほうが見落としが減ります。

一人ずつ追加するときの、宛先の打ち間違い

「制限付き」で一人ずつ追加する共有は、範囲を名簿で限れる確かな方法ですが、追加する相手を間違えれば、その人に見えてしまいます。学校のアカウントでは、アドレスを数文字入れると候補が出て選べるので、名前の似た別の人や、前の年の保護者を選ぶことがあります。東京商工リサーチの調査で挙がっていたメールのCC・BCCの取り違えと、同じ種類の誤りです。

保護者のアドレスは、申込の表からまとめて貼り付けるほうが、一人ずつ打つより間違いが減ります。貼り付けた後に「アクセス権があるユーザー」の人数を数え、申込の数と合うかを確かめます。メーリングリストのような、何人もに届くアドレスを追加すると、その中に含まれる全員が見られるようになるので、中身の分からないグループのアドレスは追加しません。

URLを貼ったときに出るプレビューも見る

メッセージのアプリやメールの中には、URLを貼ると、リンク先の題名や画像を小さく表示するものがあります。動画サイトのURLならサムネイルと題名、ドライブのURLならファイル名が、メッセージの中にそのまま出ることがあります。URLを開かない人の目にも入るので、ファイル名と題名に名前や学校名を入れない、という前の節の決まりがここでも役に立ちます。

確かめるときは、係のあいだのグループに一度URLを貼り、どう表示されるかを見てから、保護者の経路に流します。保護者の多くはスマホで開くので、スマホのブラウザでも一度開き、アプリに切り替わったときに見え方が変わらないかを確かめておくと安心です。

閉じる日にすることと、閉じても残るもの

決めた日が来たら、共有を止めます。手順は短く済みます。Googleドライブなら、共有の画面の「一般的なアクセス」を「制限付き」に戻して「完了」を押します。一人ずつ追加した相手は、名前の横の矢印から「アクセス権を削除」を選び、「保存」を押します。OneDriveなら「リンクの削除」、YouTubeなら公開の範囲を「非公開」に変えます。止めたら、もう一度シークレットウィンドウでURLを開き、見られないことを確かめます。

閉じて止まるのは、そのURLから新しく見ることだけです。閉じる前にダウンロードされた写し、画面を録画したファイル、別の場所に上げ直された動画は、閉じても消えません。共有を止めることは、それ以上広がる道を閉じる作業で、外に出たものを回収する作業ではないことを、係の中で共有しておきます。配った映像がSNSに上がったときの対応は、別の記事で依頼文の例と一緒に書いています。

閉じる日の3日ほど前に、「○日に共有を終えます。保存する家庭はそれまでに」ともう一度知らせます。最初の知らせだけでは、閉じる日を覚えていない家庭が出ます。閉じた後に「保存し忘れた」と連絡があったら、リンクを開け直すのではなく、その家庭のアドレスを聞いて一人ずつの共有で渡し、渡し終えたら外します。全体のリンクを開け直すと、閉じた意味がなくなります。

消すのか、残すのか

閉じる日に、ファイルそのものを消すかどうかも決めます。Googleドライブでは、ゴミ箱に入れたファイルは30日間保存された後に完全に削除されます。学校の記録として残す動画なら、配布用のファイルは消し、元のファイルは共有していない保管の場所に移します。PTAの係の個人のアカウントに置いたままにすると、係を離れたあとに誰も管理できなくなるので、学校かPTAの管理する場所に移すか、消すかを決めます。

記録として残す元のファイルは、クラウドの一か所だけに置くより、共有に使わない控えを別に持つほうが安心です。アカウントの乗っ取りや誤った削除が起きても、どこかに一つ残るからです。控えの持ち方は、後のディスクの節で触れます。

閉じ忘れを防ぐ仕組み

閉じる日を決めても、その日に担当が忙しければ閉じ忘れます。カレンダーの予定は、担当の1人だけでなく、もう1人の役員にも入れておきます。学校のアカウントで一人ずつ共有しているなら、相手ごとに有効期限を付けておけば、その日が来るとアクセスがなくなります。毎月の役員会のように決まった場で「開いている共有」を一行だけ確かめる習慣があれば、1か月以上残ることはありません。

外に頼むために作ったギガファイル便のURLは、保持期限が来ると自動でダウンロードできなくなります。期限を後から延ばせないのは不便な面ですが、閉じ忘れの心配がない点では、渡す相手が一人で日数の見通しが立つ用途に向いています。

年度末の棚卸し

年度末には、引き継ぎの書類の「開いている共有リンクの一覧」と、実際の共有を照らし合わせます。一覧にない共有が見つかったら、作った人に確かめて閉じます。一覧にあって閉じ忘れているものは、その場で閉じます。次の係には、閉じた後の一覧と、まだ残す理由のある共有だけを渡します。この作業を年1回の決まりにしておくと、トヨタの件のように何年も見える状態が続くことは避けられます。

方針を決めてから棚卸しまでを時間の順に並べると、閉じる日と年度末の作業が、配る前から予定に入っている形になります。行事の前に方針、撮影の後に中身の確認、配布の日に外からの見え方の確認、閉じる3日前の再告知、閉じる日の停止、年度末の棚卸しです。

受け取った家庭の手元から、動画が外に出る道

係が設定を正しくしても、動画は受け取った家庭の手元から外に出ることがあります。広めるつもりがなくても、家族に見せたい、残しておきたいという自然な行動の延長で外に出ます。どんな道があるかを係が知っておくと、お願い文に何を書けばよいかが決まります。

まず考えられるのは、URLの転送です。祖父母や親戚のグループにURLを貼る。そのグループに、子どもの学校とは関係のない人が入っている。「リンクを知っている全員」で共有した動画なら、URLが届いた先の全員が見られます。URLを貼ったメッセージの画面をスクリーンショットで撮って送れば、URLは文字として残り、さらに先へ広がります。

次に、保存した動画の扱いです。スマホに保存した動画は、写真のアプリの設定によっては、自動でクラウドに上がります。家族と共有しているアルバムに入れれば、そのアルバムに参加している全員に届きます。共有のアルバムをURLで誰でも見られる設定にしている家庭では、行事の動画もその範囲に入ります。保存した家庭は、学校の動画を外に出したつもりはありません。

SNSへの投稿も起こります。わが子が出た場面だけを切り出して載せたつもりでも、隣の子やほかの子の顔、体操服の名前、校舎が一緒に映っています。鍵を付けたアカウントでも、フォロワーに学校と関係のない人がいれば、その人たちに見えます。運動会の動画をSNSに載せてよいかは、家庭ごとの感覚に任せず、学校やPTAの方針として書くほうが、家庭どうしの行き違いも減ります。

端末そのものが手を離れることもあります。スマホをなくす、修理に出す、使わなくなったスマホを子どもに渡す、売る。保存した動画は、端末と一緒に移ります。売る・譲る前に初期化するのは家庭の仕事ですが、お願い文に「保存した動画は家庭で管理し、端末を手放す前に消してください」と一行添えておくと、思い出すきっかけになります。

祖父母に見せたいという声には、転送を禁じるだけでなく、別の道を用意すると守られやすくなります。家に来たときに一緒に見る、ディスクで配るなら申込の段階で祖父母の分の枚数も入れてもらう。URLを転送しなくても見られる方法があれば、転送の約束は守りやすくなります。

こうした道は、共有リンクで配ってもディスクで配っても、受け取った後は同じように起こります。ディスクの場合は、受け取った家庭がパソコンで動画を取り出し、同じように保存や投稿ができます。配り方を選ぶことで減らせるのは配る途中の誤りまでで、受け取った後のことは、約束と、そもそも外に出て困る場面を入れない編集で備えます。園の写真・動画の流出をどう防ぐでは、SNSへの転載や生成AIでの悪用まで含めて、園の立場から書いています。

見える状態に気づいたら、最初の1時間にすること

保護者や外の人から「この動画、誰でも見られるようになっていませんか」と連絡が来たとき、係や担当の先生がまずするのは、範囲を閉じることです。Googleドライブなら「制限付き」に戻す、OneDriveならリンクを消す、YouTubeなら「非公開」にする。埼玉県の件でも、学校は指摘を受けたその日に非公開にしています。誰に報告するかを考えるのは、閉じてからで間に合います。

消す前に、記録を残す

閉じたら、ファイルを消す前に記録を残します。どのファイルが、どの範囲で、いつから共有されていたか。共有の画面と、ファイルの一覧の画面をスクリーンショットで残し、気づいた日時と、誰から連絡があったかをメモします。ファイルをすぐに消すと、何が見える状態だったのかを後から確かめられなくなり、保護者への説明も難しくなります。

誰が見たかは、使っているサービスとアカウントの種類で分かる範囲が違います。奈良市の件では、5人のアクセスがあったことまで確認されています。学校のアカウントなら、管理者が記録を調べられることがあるので、教育委員会や学校の情報の担当に早めに伝えます。個人のアカウントでは、見た人を特定できないことが多いと考えておきます。

報告と連絡の順番

学校なら担任から管理職へ、管理職から教育委員会へ、という学校の決まりに従います。PTAなら会長と学校に伝えます。PTAが共有した動画でも、学校の行事を撮ったものなら、保護者からの問い合わせは学校に届くので、学校も知っておく必要があります。保護者への連絡では、何が、どの範囲で、いつからいつまで見える状態だったか、閉じたこと、今後の対策を書きます。誰が操作したかを名指しする書き方はしません。

連絡の文は、分かっていることと、まだ分からないことを分けて書きます。「誰が見たかは確認できていません」「別の場所に上がっているかを調べています」のように、分からないことを分からないと書くほうが、後で事実が分かったときに訂正せずに済みます。映っている子の家庭には、全体への連絡とは別に、個別に連絡します。家庭から問い合わせを受ける窓口を一つに決め、答える内容がばらつかないようにします。

個人情報保護委員会は、名簿などの個人情報を使っていれば、自治会・町内会や同窓会、PTAのような団体も、個人情報保護法の対象になると案内しています。民間の事業者が委員会への報告を求められるのは、要配慮個人情報が含まれる場合、財産的な被害が生じるおそれがある場合、不正の目的による場合、1,000人を超える場合などです。報告するときは、知った時点から概ね3〜5日以内に速報、30日以内（不正の目的による場合は60日以内）に確報を出します。

行事の動画が見える状態になっただけで報告の対象になるかどうかは、中身と人数で変わります。公立の学校なら教育委員会の手順、私立の学校やPTAなら個人情報保護委員会の案内で確かめてください。判断に迷う段階でも、相談の窓口に問い合わせて記録を残しておくと、後の説明に役立ちます。報告の期限と初動は、ディスクやUSBを紛失したときの報告義務で、媒体をなくした場合と合わせて整理しています。

外に上がっていたら

見える状態だった間に、動画が別の場所に上げ直されていることもあります。見つけたら、そのページの画面とURLを記録し、サービスの運営に削除を求めます。投稿した人が分かれば、学校やPTAから直接お願いします。動画サイトやSNSの多くは、自分や子どもが映った動画について、プライバシーの侵害として削除を求める窓口を設けています。映っている子の保護者が申し立てる形になることが多いので、学校やPTAは、記録した画面とURLを家庭に渡して手続きを手伝います。動画が見つからなくても、閉じた日と範囲を保護者に伝えておけば、家庭で見つけたときに連絡をもらえます。

編集や書き込みを外に頼むときの渡し方

行事の動画を、編集する保護者や業者、ディスクを作る店に渡すことがあります。このときの共有も、配布と同じ考え方で作ります。渡すのは、その作業に使う動画だけ。範囲は、渡す相手だけ。閉じる日は、仕上がりが手元に届いて中身を確かめた日です。行事のフォルダごと渡すと、申込の表や、配布を望まない家庭の一覧まで一緒に渡ってしまいます。

ギガファイル便で渡すなら、アップロードの前に保持期限を選びます。選べるのは3・5・7・14・30・60・100日で、初期値は5日です。アップロードした後に期限を変えたり延ばしたりはできないので、相手が作業を始めるまでの日数に余裕を足して選びます。ダウンロードパスワードを付ければ、URLだけが転送されても、パスワードを知らない人はダウンロードできません。パスワードは、URLとは別の手段で伝えます。

Googleドライブで渡すなら、渡すファイルだけを入れたフォルダを作り、相手のアドレスが分かれば一人ずつ追加します。分からなければ「リンクを知っている全員」にして、仕上がりを受け取った日に「制限付き」に戻します。業者に預ける場合は、作業の後に動画のデータをどう扱うかを、渡す前に相手に確かめておきます。預けた先から漏れた事例と、預ける側で決めておくことは、委託先から漏れる・止まるで扱っています。

渡す動画は、作業に要るものに絞ります。編集を頼むなら編集に使う元の動画、ディスクにするなら完成した動画だけです。ファイル名は前の節のとおり、子どもの名前を外した名前にしてから渡します。仕上がりが届いたら、中身を確かめたその日に共有を止め、引き継ぎの一覧の行に「閉じた日」を書きます。相手にダウンロードの済んだ連絡をもらう約束にしておくと、閉じる日を決めやすくなります。

預ける前に、相手に確かめておくこと

編集する保護者や業者に動画を預けるときは、渡す前に四つのことを確かめます。作業するのは誰か。作業の後、受け取った動画のデータをどう扱うか。作業を別の人や会社に回すことがあるか。仕上がりをどの方法で受け取るか。保護者の有志に頼むなら、作業が終わったら手元のファイルを消すことを、お願いとして書面に残しておきます。

確かめた内容は、引き継ぎの一覧の行に一緒に書きます。翌年に同じ相手へ頼むときも、何を約束したかがすぐ分かります。答えがはっきりしない点が残るなら、渡す動画を減らすか、子どもの顔が大きく映る場面を外した版を渡す、という選び方もできます。

受け取る側に回ったときにも気をつけることがあります。「ファイルが共有されました」という通知のメールは、本物そっくりの偽物が出回っている型の一つです。心当たりのない共有の通知は開かず、送った人に別の手段で確かめます。見分け方はファイル共有を装う偽メールの見分け方にまとめています。

1本にまとめず、範囲ごとに分けた版を作る

動画を1本につなげて作ると、その1本を見せてよい範囲は、映っている全員の家庭が認める範囲のうちいちばん狭いものになります。全校の動画に、配布を望まない家庭の子が一人でも大きく映っていれば、その1本は全校に配れません。範囲で困ったときは、配り方を変える前に、動画を範囲ごとに分けられないかを考えます。

分け方の例を挙げます。開会式や全体の演技のように、遠くから全体を撮った場面だけを集めた「全体版」。クラスや学年ごとの競技や演技を集めた「クラス版」。個人の表彰や作文の発表のように、一人ずつが大きく映る場面は、その家庭にだけ渡す。全体版は顔の判別が難しい場面が中心なので、学年の保護者に広く配っても困る場面が少なくなります。クラス版は、そのクラスの家庭だけに範囲を限って配ります。

分けると、それぞれの版の共有の設定も変えられます。全体版は「リンクを知っている全員」で期限を短く、クラス版は保護者のアドレスを集めて一人ずつ、という組み合わせです。ディスクで配る場合も、全体版とクラス版を別の内容として作れば、1枚の盤に映る子の範囲を狭められます。どの版を誰に配るかは、申込の段階で家庭に選んでもらうと、作る枚数もはっきりします。

版：全体版
入れる場面：開会式・全体の演技・遠くからの全景
配る範囲：学年または全校の保護者
配る方法の例：期限を短くしたリンク、またはディスク

版：クラス版
入れる場面：クラスの競技・演技・応援の様子
配る範囲：そのクラスの保護者
配る方法の例：一人ずつの共有、またはクラス別のディスク

版：個人の場面
入れる場面：表彰・作文の発表・一人ずつの大写し
配る範囲：その家庭だけ
配る方法の例：その家庭のアドレスへの共有、または手渡し

分けるときは、版ごとに中身の確認をやり直します。全体版から外したつもりの場面がクラス版に残る、クラス版のエンドロールに全校の名前が入っている、という取り違えが起こりやすいからです。版の名前、入っている場面、配る範囲、配る方法を一つの表にしておくと、確認する人も迷いません。

版を分けるときは、編集のソフトで版ごとに別の書き出しをします。同じ素材から、全体版は全景の場面だけを並べ、クラス版はそのクラスの場面を足す、というように、共通の部分を先に作ってから足していくと手間が減ります。書き出したファイルには、版の名前を付けて取り違えを防ぎます。

分けすぎると、係の作業と確認の手間が増えます。目安は、全体版と、範囲を限る版の2種類から始めることです。学年の人数が多い、配布を望まない家庭が多い、といった事情に応じて、クラス版を足していきます。体育祭の映像を学校やPTAで配るときに決めることの全体は、体育祭・運動会の映像をDVDで保護者に配布する方法で段取りの順に書いています。

ディスクで配るなら、枚数・番号・受け渡し・紛失を管理する

共有リンクでは、見られる範囲を設定で決めました。ディスクでは、範囲は「何枚作って、誰に渡したか」で決まります。リンクのように閉じる日はありませんが、盤の数は数えられ、誰の手元にあるかを記録できます。ディスクで配ると決めたら、作る前から管理の段取りを組みます。LINEや共有リンクとディスクのどちらで配るかを、方法ごとの手間や受け取る家庭の機器で比べたいときは、園行事の動画はLINEとDVDのどちらで配る？と動画を配るならUSBメモリとDVDのどっち？を先に読んでください。この節は、ディスクに決めた後の管理の話です。

枚数は申込で決め、余分を作らない

枚数は、希望する家庭からの申込で決めます。全家庭に1枚ずつ配る前提で作ると、要らない家庭の分が余り、余った盤の置き場と処分が係の仕事として残ります。申込の締切を決め、締切の後に枚数を確定して作ります。申込の表は、家庭の名前と枚数、受け取りの方法を書く欄を用意しておくと、そのまま受け渡しの台帳の元になります。申込をフォームで集めるなら、回答がたまる表の共有の範囲を係の人だけにし、回答した保護者がほかの家庭の回答を見られる設定になっていないかも確かめます。

予備は、ディスクが割れていた、読めなかったという交換のための数枚に限ります。予備の数は台帳に書き、係が鍵のかかる場所に保管します。予備を「欲しい人がいたら渡す」に使うと、誰に渡したかの記録が抜けやすくなります。追加の希望には、申込と同じ手順で応じます。

申込から配布までの期間も決めておきます。ディスクは作るのに日数がかかるので、申込の締切、注文、受け取り、配布の日を逆に数えて並べます。配布の日を先に保護者に知らせておけば、「いつ届くのか」という問い合わせが減り、受け取りに来られない家庭の分も前もって分かります。

番号を振り、受け渡しの台帳を付ける

ケースに番号のシールを貼るか、盤の文字を書ける部分に盤面用のペンで番号を書きます。台帳には、番号、受け取った家庭、渡した日、渡した人を書きます。受け取った保護者に署名をもらえば、渡した、渡していないの行き違いも防げます。台帳そのものが家庭の名前の一覧になるので、台帳も鍵のかかる場所に保管し、配布が終わったら学校の決まりに従って扱います。

番号で分かるのは、何枚が外にあって、誰の手元にあるかです。動画の中身はどの盤も同じなので、ネットに上がった動画を見ても、どの番号の盤から出たかは分かりません。番号と台帳は、出たものを突き止めるためというより、なくなった盤と交換した盤を数え、配った範囲を説明できるようにするためのものと考えてください。

手渡しを基本に、欠席や転校の家庭の分も決めておく

受け渡しは、保護者に直接渡すのが基本です。懇談会や行事の受付で、台帳に署名をもらいながら渡します。子どもに持たせて帰す場合は、封筒に入れて封をし、表に家庭の名前を書きます。帰り道で落とすことはあり得るので、持ち帰ったかを家庭に確かめる一言を連絡帳やメールで添えます。

受け取りに来られない家庭、転校した家庭の分は、郵送するのか、学校で預かるのかを先に決めます。郵送するなら、届いたかを追跡できる方法を選び、送った日と追跡番号を台帳に書きます。受け取られないまま残った盤は、いつまで学校で預かり、その後どうするかも決めておきます。

なくした、割れた、余ったときの扱い

家庭から「なくした」と連絡があったら、いつ、どこでなくしたかを聞きます。家の中で見当たらないのと、外で落としたのとでは、意味が違います。外でなくした場合は、動画が知らない人の手に渡ったおそれがあるので、共有リンクで見える状態になったときと同じく、学校やPTAの決まりに従って記録し、報告します。個人情報の入った盤をなくしたときの扱いは、個人情報の入ったUSBメモリ・DVDの管理で、保管・持ち出し・廃棄と合わせて書いています。

割れた、読めなくなったという交換の申し出には、古い盤を返してもらってから新しい盤を渡します。返してもらった盤は、読めない状態にしてから捨てます。こうしておけば、外にある盤の数が台帳と合い続けます。交換の盤にも新しい番号を振り、台帳の古い番号の行に「交換済み」と書きます。

受け取られなかった盤、交換用の予備で使わなかった盤は、配布の期間が終わったら、学校の記録用に残す枚数を決めて、それ以外は読めない状態にして処分します。記録用に残す盤は、保管の場所と保存の年限を学校の決まりに合わせます。PTAの係の自宅に段ボールで残す、という形は避けます。

盤面とケースには、行事の名前と年度だけを入れ、子どもの名前は入れません。盤を落としたとき、拾った人に学校と子どもの名前が一緒に伝わるのを防ぐためです。配布の申込の表や台帳を、ケースの中に一緒に入れることもしません。

ここまでの管理を、共有リンクの場合と並べると、違いがはっきりします。共有リンクは、範囲を設定とURLの管理で決め、閉じる日に止められますが、ダウンロードされた写しは回収できません。ディスクは、範囲を作る枚数と渡す相手で決め、期限はありませんが、盤そのものは返してもらえ、番号で何枚目かが分かります。どちらも、受け取った家庭が取り込んだり録画したりした写しまでは止められません。

ディスクにしても防げないことと、ディスクだから残せること

ディスクで配れば流出が防げる、とは言えません。理由は三つあります。受け取った家庭がパソコンで動画を取り出せば、ファイルとして保存も転送もできます。盤そのものには、中身を読むためのパスワードのような仕組みがなく、拾った人もプレーヤーに入れれば見られます。盤は割れることも、なくなることもあります。ディスクで減らせるのは、配る途中の設定の誤りと、閉じ忘れたリンクが何年も残ることです。受け取った後のことは、共有リンクと同じく約束と中身の編集で備えます。

配る前に、何台かの機器で見られるかを試す

家庭のプレーヤーで見られるかも確かめておきます。DVDは、DVDプレーヤーでもブルーレイの機器でも見られることが多いのですが、再生できるディスクは機種ごとに違います。DVDプレーヤーではブルーレイは見られません。ディスクを再生できる機器がない家庭もあります。申込のときに、DVDかブルーレイか、そもそもプレーヤーがあるかを聞いておくと、受け取ったのに見られない、という家庭を減らせます。

配る前には、係の家のプレーヤー、学校の視聴覚の機器、パソコンのように、種類の違う機器で何台か試します。読めない家庭が出たときの交換や問い合わせは、なくした盤と同じく台帳で扱います。プレーヤーのない家庭には、その家庭のアドレスだけに共有して渡す、という組み合わせもできます。

原本の控えとして、追記型の盤を使う

配布とは別に、学校が残す元の動画の控えとして、ディスクには役立つ性質があります。DVD-RやBD-Rのような追記型の盤は、一度記録した部分を物理的に書き換えたり消したりできません。書き込んで閉じ（ファイナライズ）、ドライブから出して棚に置いた盤は、ネットワークから届かないので、クラウドのアカウントを乗っ取られたり、誤って共有の範囲を広げたりしても、その影響を受けません。書き込んだ時点の状態がそのまま残るので、後でクラウドの中身と比べることもできます。

限界もあります。焼く前のファイルがすでに壊れていたり、感染していたりすれば、その状態のまま残ります。焼く前に、元のファイルが開けて中身が正しいかを確かめます。焼いた後に、盤から読んだファイルが元と同じかを確かめたいときは、ファイルのハッシュ値（中身が1文字でも変われば変わる値）を比べる方法があります。WindowsならPowerShellの「Get-FileHash」（既定でSHA-256）、Macならターミナルの「shasum -a 256」で計算できます。Macの「shasum」は何も付けないとSHA-1で計算するので、「-a 256」を忘れないでください。

ハッシュ値が一致すれば焼いたときから中身が変わっていないことは分かりますが、ウイルスがないことの証明にはなりません。ファイナライズしていない盤をドライブに入れたままにすると、追記で中身が見かけ上書き換わることがあるので、書き込んだら閉じて取り出します。書き換え型（RWやRE）は、何度でも消して書き直せるので、控えの役には向きません。

盤の寿命は保管の環境で変わります。カナダ保存研究所（CCI）は、温度と湿度の影響だけにもとづく目安として、一般的な（銀合金の反射層の）DVD-Rで10〜20年、BD-Rで5〜10年としています。読むためのドライブも要ります。控えはディスクだけに頼らず、学校の管理するクラウドや外付けのハードディスクと組み合わせ、どれか一つが使えなくなっても残るようにします。米国の政府機関も紹介する「3-2-1」（コピーを3つ、媒体を2種類、1つは別の場所）という経験則が、組み合わせを考えるときの目安になります。

控えの盤は、置き場所で持ちが変わります。国立国会図書館が2020年2月にまとめた光ディスクの劣化の調査報告書の概要は、JIS Z 6017などが長期保存に向く環境として温度10〜25℃、湿度40〜60%を挙げていると紹介しています。職員室の窓際や、夏に暑くなる倉庫は避けます。

読むためのドライブにも目を配ります。2026年10月時点で、記録用の盤は量販店で買えますが、書き込みのドライブはメーカーの撤退や販売終了が続き、選択肢が減っています。控えを作ったら、読めるドライブを学校に1台残し、数年ごとに読めるかを試し、必要なら新しい媒体へ移します。

元のファイルをファイルのまま残す盤は、自分のパソコンで焼く形になります。顔や名前の映った動画の控えは個人情報を含む媒体なので、置き場所と持ち出しの決まりを、配布の盤と同じように決めておきましょう。

肖像と個人情報｜同意の範囲と、映り込む名前

行事の動画には、子どもの顔と声、名前につながる文字、学校や家の場所が映ります。誰かの顔が映った映像の扱いは、よく肖像権という言葉で語られます。肖像権は法律の条文で定められた権利ではありません。裁判の積み重ねの中で、考え方が形づくられてきました。どこまでが許されるかは場面で変わるので、迷う場面は学校や弁護士に確かめてください。この節では、配る側が前もってできることを書きます。

同意は「撮ること」と「配ること」を分けて取る

年度の初めに学校が取る同意書が、「行事の写真や動画を撮影し、学校の活動に使うことがあります」の一文だけ、ということがあります。この書き方では、撮影の同意と、家庭への配布、ホームページへの掲載、共有リンクでの配布の区別がつきません。撮る、校内で上映する、家庭に配る（共有リンク・ディスク）、ホームページや広報に載せる、と使い道ごとに分けて、家庭が選べる形にします。配布の方法と、共有を閉じる時期まで書いておくと、家庭は判断しやすくなります。

あとから「やはり配らないでほしい」「卒業したので消してほしい」と申し出があることも考えておきます。共有リンクなら閉じたり動画を差し替えたりできますが、配り終えたディスクは回収できても、そこから作られた写しまでは戻せません。申し出に応じられる範囲が配り方で違うことを、同意書を取る段階で家庭に伝えておくと、後の行き違いが減ります。

同意書で「配布は望まない」を選んだ家庭の子は、編集の前に係へ伝わるようにします。学校が持っている一覧を、PTAの係にどこまで伝えるかも、学校と相談して決めます。家庭の事情で、子どもの顔や通っている学校が外に知られないようにしたい場合もあり、理由は聞かずに、映る場面を外すか、ぼかすかで応えます。同意書の作り方と文例は、園の動画・写真を配るときの同意書に使い道ごとの例を載せています。

埼玉県の件のように、写真を並べて動画にする場合も同じです。1枚ずつの写真の中に、名札や作品の名前、掲示物が写っています。動画にする前に、使う写真を一覧にして、文字が読める写真を選び出しておくと、編集の後で探すより早く済みます。

映るのは子どもだけではありません。先生や職員、来賓、観覧に来たほかの保護者や小さな兄弟姉妹も、客席や背景に映ります。職員の分は学校が年度の初めにまとめて確かめておき、観覧の保護者が大きく映る場面は、子どもと同じく外すかぼかすかを考えます。運動会の客席を広く映した場面は、全体版に入れる前に一度見直してください。

名前や住所につながるものが映り込む

顔をぼかしても、名前が読めれば誰か分かります。文字は見落としやすいものです。体操服やゼッケンの名前、名札、作品の名前、下駄箱や靴箱の名前、教室の掲示物、表彰で読み上げる名前の声。校外の行事なら、集合場所の近くの家や、迎えに来た車のナンバーが映ることもあります。編集の最後に、画面の文字と声だけに注目して通して見る時間を取ると、見落としが減ります。消し方やぼかし方は、動画に入っている個人情報を配布前に消すで、場面ごとにまとめています。

PTAの係も、個人情報を扱う立場にいる

前の節で触れたとおり、個人情報保護委員会は、名簿などの個人情報を使っているPTAも個人情報保護法の対象になると案内しています。配布の申込の表、受け渡しの台帳、保護者のメールアドレスの一覧は、どれも個人情報を含みます。共有リンクの設定と同じく、これらの表をどこに置き、誰が見られるようにし、いつ消すかを決めておきましょう。表を共有のフォルダに置くなら、配布の動画とは別のフォルダにし、範囲は係の人だけにします。

配布が終わったら、申込の表のうち要らなくなった列から消していきます。メールアドレスの一覧は閉じる日を過ぎれば使い道がなくなり、受け渡しの台帳は、なくした盤や交換の申し出に応える期間だけ残せば足ります。いつ消すかを決めずに残すと、表そのものが次の年の共有の範囲に紛れ込みます。

保護者に配るお願い文に書くこと

共有の設定で守れるのは、配る途中までです。受け取った後の扱いは、お願い文に書いた約束で守ります。決めた5つのことを、家庭が読んで迷わない言葉に直して書きます。何の動画か、見られる範囲、見られる期間と閉じる日、保存してよいか、転送してよい相手、SNSや動画サイトに載せないこと、端末を手放すときのこと、問い合わせ先、範囲の外で見つけたときの連絡先。項目が多く見えますが、一つひとつは一文で足ります。

書き方は、禁止を並べるより、理由を一言添えるほうが伝わります。「動画には、ほかのお子さんも映っています」という一文があるだけで、なぜ家庭の中にとどめてほしいのかが分かります。罰則や責任を強い言葉で書くと、読む側は身構え、問い合わせが増えます。共有リンクで配る場合の文例を載せます。学校やPTAの事情に合わせて書き換えてください。

運動会の動画の共有について（○年○組の保護者の皆さまへ・PTA広報係）

運動会の動画を、下記のURLで共有します。見られるのは10月25日（日）までです。保存する場合は、それまでにお願いします。

• 動画には、ほかのお子さんも映っています。ご家庭で見る範囲にとどめ、SNSや動画サイトには載せないでください。
• URLを転送してよいのは、別に暮らす祖父母までとします。URLを貼った画面のスクリーンショットも同じ扱いです。
• 保存した動画は、スマホの写真の共有アルバムなどで、ほかの人に共有されないようご注意ください。スマホを手放す前には消してください。
• 決めた範囲の外でこの動画を見かけたときは、係までお知らせください。

問い合わせ先：PTA広報係（学校の連絡用メール）

ディスクで配る場合は、内容を少し変えます。盤には番号があり、受け渡しの記録を付けていること。盤を家庭の外に貸したり譲ったりしないこと。パソコンに取り込んで、ほかの人と共有しないこと。なくしたときは、どこでなくしたかを添えて係に知らせること。割れたり読めなくなったりしたら、古い盤と引き換えに交換すること。この5つを、上の文例の転送と保存の項目と入れ替えて書きます。

日本語を読むのに不安のある家庭には、要点だけを短い文にして添えます。「見られるのは10月25日まで」「ほかの人に送らない」「SNSに載せない」。三行でも、伝わる中身は大きく変わります。

お願い文は、配る前に役員会や管理職に見てもらい、同じ文面を学校の記録にも残します。次の年の係は、前の年の文面と引き継ぎの一覧を見れば、同じ手順で配れます。毎年ゼロから文面を考えると、そのたびに書き漏れが出ます。

行事の動画をディスクで配るとき、当社にできること

当社は、完成した動画のデータから、プレーヤーで再生できるDVD・ブルーレイを作る書き込み代行の店です。1枚から注文でき、申込で決まった枚数に合わせて作れます。運動会や発表会、卒業式のような行事の動画を、テレビにつないだプレーヤーで見られる盤にして、家庭に手渡しで配る形にできます。

料金は、基本料金（DVD・1枚あたり）が1,500円（税抜）です。同じ内容の2枚目からは、追加コピー（同一内容の焼き増し・1枚あたり）の1,000円になります。学校の記録用に残す盤を、配布の分と同じ内容で何枚か足し、保管の場所を分けて置くこともできます。

記録として残す控えには、ブルーレイも選べます。基本料金（Blu-ray・1枚あたり）は1,500円で、DVDが720×480で作るのに対し、ブルーレイは1920×1080で作ります。家庭に配るのはDVD、学校に残すのはブルーレイ、という分け方もできます。その場合は、DVDとブルーレイをそれぞれ1枚目から数えます。

全体版とクラス版のように内容の違うディスクを一度に頼むときは、注文フォームの「＋別の内容を追加」を使い、内容ごとに共有URLと枚数を入れます。同じURLを別の内容に貼ると警告が出るので、版ごとに別の共有URLを作ってください。内容の違うディスクは、それぞれ1枚目から数えます。

盤面レーベル印刷（1枚あたり）は+1,000円で、入稿してもらった画像をそのまま盤に印刷します。当社はデザインも文字入れもしないので、題名や日付を入れた画像を用意してください。この記事の考え方に沿うなら、画像には行事の名前と年度だけを入れ、子どもの名前は入れない形にしておくと安心です。開会式から閉会式までの長い記録には、チャプター分け（1枚あたり）+1,500円を付けると、プレーヤーのリモコンで種目や演目に移れます。区切る位置は、注文ページで「チャプター分け」を選ぶと開く「チャプター位置の指定」の欄に、時刻で入れます。

入稿は、動画の共有URLを注文フォームに貼る形です。ギガファイル便にダウンロードパスワードを付けた場合は、URLを貼ると入力欄が開き、入れたパスワードが合っているかをその場で確かめる作りです。保持期限はアップロードの前に選び、後から延ばせないので、余裕のある日数にしておきます。Googleドライブなどで渡すときは、渡す動画だけを入れたフォルダから共有し、ディスクが届いて中身を確かめたら共有を止めてください。ギガファイル便以外のサービスのパスワードの伝え方は、注文の前に相談・問い合わせフォームで確かめてください。

受け取った動画は、プレーヤーで読める形に組み立てる作業（オーサリング）をしてから書き込み、実際のプレーヤーで再生を確かめてからケースに入れて渡します。発送はクリックポストで、平日12時までの注文・入稿なら当日店舗お渡しも選べます。お引き受けできるのは、撮った本人の動画か、権利者の許可がある動画です。子どもの顔や名前が映る動画を預けるときの扱いなど、気になる点があれば、注文の前に相談・問い合わせフォームで確かめてください。

次の行事の前に、係が今週できること

共有の設定の誤りは、大きな会社でも教育委員会でも起きてきました。誰かの不注意を責めても、次の年の係が同じ画面で同じ選択をすれば、また起こります。手順に組み込んでおけば、係が替わっても続きます。今週のうちにできることを四つ挙げます。

一つめは、今開いている共有の一覧を作ることです。自分のドライブやOneDriveで、行事の動画や名簿を共有していないかを確かめ、閉じ忘れたものはその場で閉じます。二つめは、次の行事の配り方を役員会で決めることです。見せる範囲、閉じる日、ダウンロード、転送、閉じる担当の5つを一枚の紙に書きます。三つめは、動画を置くアカウントの2段階認証を確かめることです。四つめは、お願い文と同意書の使い道の欄を、次の行事の前に見直すことです。

学校の管理職にできることもあります。学校のアカウントで共有されている行事の動画や名簿を、情報の担当と一緒に一度洗い出し、範囲が広すぎるものを閉じる。教育委員会の決まりで共有の範囲がどう定められているかを確かめ、PTAにも同じ考え方で配ってもらうよう伝える。文部科学省は2025年3月に「教育情報セキュリティポリシーに関するガイドライン」を改訂し、クラウドの活用が進んだことを踏まえて情報の分類と管理の方法を見直しています。学校の中の決まりも、行事の動画の扱いまで書かれているかを見直す時期です。

行事が終わったら、その年の配布で起きたことを短く書き残しましょう。見られなかった家庭の数と理由、閉じた日、なくした盤や交換の申し出、受けた問い合わせ。一行ずつで足ります。次の年の係は、この記録を見れば、閉じる日をもう少し長くする、プレーヤーのない家庭への渡し方を先に決める、といった直しを最初から入れられます。設定の誤りを防ぐ手順は、こうして毎年少しずつ確かになります。

家庭や小さな職場で備えておきたいほかの脅威は、情報セキュリティ10大脅威2026を家庭と小さな職場で読むで、手を付ける順に並べています。共有する前に閉じる日を決め、配る前に外から一度開いてみる。この二つの手間で、行事の動画が何年も外から見える状態になることは防げます。

よくある質問

Q. 「リンクを知っている全員」で共有すると誰に見られますか

A. URLを知っている人なら、Googleアカウントがなくても開けます。守りはURLを知る人の範囲だけなので、メールやメッセージで転送されたり、どこかに書かれたりすれば、その先の人も見られます。学校のアカウントでは、組織内の検索に表示される選択肢もあるため、どの範囲まで届くかを情報の担当に確かめてください。

Q. 共有を制限付きに戻せば配った動画は回収できますか

A. 回収はできません。戻して止まるのは、そのURLから新しく見ることだけです。閉じる前にダウンロードされた写し、画面を録画したファイル、別の場所に上げ直された動画は残ります。閉じる作業は広がる道をふさぐもので、外に出たものを取り戻す作業ではないと考えて、配る前に中身と範囲を決めておきます。

Q. 個人のGoogleアカウントで共有に期限を付けられますか

A. Googleドライブのヘルプでは、共有した相手ごとに付ける「有効期限を追加」は、対象となる職場や学校のアカウントで使える機能とされ、期限は今日から1年以内で選びます。個人のアカウントでは使えないので、閉じる日を決めてカレンダーに入れ、その日に人の手で「制限付き」に戻します。

Q. OneDriveの無料アカウントでパスワード付きのリンクは作れますか

A. Microsoftのヘルプでは、「有効期限の設定」と「パスワードの設定」はMicrosoft 365のサブスクライバーだけが使えると注記されています。無料の個人のアカウントでは付けられないので、範囲を「特定のユーザー」にするか、閉じる日に「リンクの削除」で止めます。パスワードを付けた場合は、URLと別の手段で伝えます。

Q. YouTubeの限定公開なら保護者以外には見られませんか

A. 限定公開は、リンクを知っている人が見られて、さらにほかの人へ共有もできる設定です。共有された相手はGoogleアカウントがなくても見られ、公開の再生リストに入れられるとそこにも表示されます。保護者だけに限りたいなら、名簿で範囲を限れる方法を選ぶか、外に出ても困らない場面だけにしてください。

Q. ダウンロードを禁止すれば動画は外に出ませんか

A. 出ないとは言えません。Googleドライブのヘルプも、印刷・ダウンロード・コピーは制限できるが、ほかの方法で内容を共有することまでは制限できないと説明しています。見ている画面を録画すれば写しは作れます。ダウンロードの禁止は、うっかりの保存や転送を減らす手立てとして使い、約束と中身の編集を合わせて備えます。

Q. 共有の設定ミスに気づいたら最初に何をしますか

A. まず範囲を閉じます。Googleドライブなら「制限付き」に戻し、OneDriveならリンクを削除し、YouTubeなら「非公開」にします。閉じたら、ファイルを消す前に、どのファイルがどの範囲でいつから共有されていたかを画面の記録とメモで残し、学校なら管理職、PTAなら会長と学校に報告します。

Q. PTAも個人情報保護法の対象になりますか

A. 個人情報保護委員会は、名簿などの個人情報を使っていれば、PTAや自治会、同窓会のような団体も対象になると案内しています。要配慮個人情報が含まれる、1,000人を超えるなどの場合は委員会への報告が求められ、速報は概ね3〜5日以内です。当てはまるかは中身と人数で変わるので、委員会の案内で確かめてください。

Q. ディスクで配れば流出は防げますか

A. 防げるとは言えません。受け取った家庭がパソコンに取り込めば、ファイルとして保存も転送もでき、なくした盤は拾った人がプレーヤーで見られます。ディスクで減らせるのは、配る途中の設定の誤りと、閉じ忘れたリンクが何年も残ることです。番号と受け渡しの台帳を付け、お願い文で約束を伝えて組み合わせます。

Q. 配ったディスクに番号を振るのはなぜですか

A. 何枚が外にあり、誰の手元にあるかを数えるためです。なくした、割れたという申し出があったとき、どの盤の話かが分かり、交換した盤と合わせて台帳の数をそろえられます。動画の中身はどの盤も同じなので、ネットに上がった動画からどの番号の盤か突き止めることはできない点は、知っておいてください。

Q. 配布を望まない家庭の子が映っているときはどうしますか

A. 動画を範囲ごとに分けられないかを先に考えます。遠くからの全景を集めた全体版と、クラスや個人の場面を分ければ、その子が大きく映る場面を外した版を広く配れます。外せない場面はぼかすか切り出します。理由は尋ねず、学校が持っている同意書の一覧をもとに、編集の前に係へ伝わるようにしておきます。

Q. 共有を閉じる日はどれくらい先にすればよいですか

A. 各家庭が見て、必要なら保存するまでに足りる日数にします。平日に見られない家庭もあるので、行事の翌週末を挟んで2週間ほど取るのが目安です。閉じる日はお願い文に日付で書き、閉じる3日ほど前にもう一度知らせます。閉じた後の申し出には、全体のリンクを開け直さず、その家庭だけに共有して渡します。

Q. 当社に動画を渡すときの共有はどうすればよいですか

A. 渡す動画だけを入れた共有URLを作り、注文フォームに貼ります。ギガファイル便ならアップロードの前に保持期限を選び、ダウンロードパスワードを付ければ注文フォームでその場で照合されます。ほかのサービスのパスワードの伝え方は、注文の前に相談・問い合わせフォームで確かめ、ディスクが届いて中身を確かめたら共有を止めてください。