USBメモリやHDDを郵送して入稿する｜送り方と同梱するメモの書き方

撮りためた素材が数百GBあり、アップロードを始めたものの進捗バーが一向に伸びない。あるいは1本の動画ファイルが大きすぎて、無料の転送サービスに載らない。こうなると「媒体ごと送ってしまったほうが早いのでは」という発想が出てきます。実際、上り回線が細い環境では郵送のほうが確実に速いことがあります。

ただし、媒体を送るときには、オンライン入稿では起きない失敗があります。フォーマットが合わなくて相手のパソコンで開けない、輸送中にHDDが認識しなくなる、メモが無くてどのファイルを使うのか分からない、返却してほしいのに伝わっていない。どれも事前の数分で防げるものばかりです。防ぐ手順は、控えを作ってから空の媒体をexFATでフォーマットし、素材をコピーして確かめ、メモを同梱して二重に梱包する、という順です。

数値と規格は、公式資料で裏を取ったものだけを載せています。なお、当社の入稿はギガファイル便のURLが基本で、データを郵送していただく必要はありません。当社が郵送で入稿を受けるかは、送る前に相談・問い合わせフォームで確かめてください。

郵送を選ぶ判断は三つだけ｜上りが細い・1ファイルが大きい・原本が散っている

動画の受け渡しは、ダウンロードできる共有URLがいちばん速くて確実です。当社でも、入稿はギガファイル便の共有URLで受け取っています。媒体を物理的に動かす必要がある場面は、実のところ次の三つに絞られます。

上りの実測速度が出ていない

家庭用回線は下りが速くても上りが細いことがあります。上りの実測が10Mbpsのとき、50GBを送るのにかかる時間は、50GB＝400,000Mbitを10Mbpsで割って約40,000秒、つまりおよそ11時間です。プロトコルのオーバーヘッドや夜間の速度低下を考えると、実際はさらに伸びます。

判断は勘に頼らず測ってください。まず素材のうち1本だけをアップロードし、10分経った時点の進捗率を見ます。10分で5%なら全体は約3時間20分です。この試験アップロードは数分の手間で、郵送にするかどうかの答えがそのまま出ます。アップロードで足りそうなら、ギガファイル便での入稿手順を先に確認したほうが早く終わります。

1ファイルが転送サービスの上限を超える

無料の転送サービスには、1ファイルあたり、あるいは1回あたりのサイズ上限があります。上限はサービスや時期によって変わるので、送る直前に各サービスの案内で確認してください。長時間の舞台収録やイベント記録をカメラ内で1本にまとめている場合、この上限に当たりやすくなります。

原本が複数の媒体に散っている

SDカードが5枚、カメラ2台分、それに外付けHDDのバックアップ。こうなると、アップロードのために一度どこかへ集約する作業自体が重くなります。集約先の空き容量が足りず、そこで詰まることもあります。この場合は媒体をそのまま渡し、どれを使うかをメモで指示したほうが手数が減ります。

逆にいえば、素材が20GB程度で上りが50Mbps出ているなら、郵送する理由はほぼありません。往復の輸送日数だけが納期に上乗せされます。

媒体の選び分け｜USBメモリは手軽、輸送に強いのはSSD、HDDは扱いが最も繊細

送る媒体は「容量」だけで決めないでください。輸送中の衝撃への強さと、相手が中身を取り違えにくいかどうかも判断材料になります。

USBメモリ

数十GB程度までなら最も扱いやすい選択肢です。可動部がないので落下や振動に比較的強く、封筒に入る厚みで済みます。難点は小さいこと。緩衝材の中で見落とされる、キャップが外れて端子が露出する、といったことが起きます。端子にキャップを付け、本体に油性ペンかラベルで送り主名を書いておくと、封筒と中身が離れても取り違えを防げます。

SDカード・microSDカード

カメラで撮った原本をそのまま渡せるのが強みです。ここで注意したいのが、カードの中身をファイル単位で抜き出さないことです。AVCHDのように複数のフォルダとファイルが組み合わさって1本の動画を構成する記録形式では、拡張子だけを見て動画らしきファイルを抜き出すと、再生や結合ができなくなることがあります。カードは撮影機が作ったフォルダ構造ごと、丸ごと渡すのが安全です。

SDカードには、ケース側面や本体に書き込み禁止のスライドスイッチが付いているものがあります。ロック側にしておけば、受け取った側の操作で内容が書き換わる心配が減ります。記録形式そのものが不安なときは、MP4・MOV・AVIといった動画ファイル形式の基礎を先に押さえておくと、メモを書くときの説明が正確になります。

外付けHDD・SSD

数百GB以上ならこの二択です。輸送を前提にするならSSDのほうが向いています。HDDは内部に回転するディスクとヘッドがあり、落下や強い振動に弱い構造です。どうしてもHDDを送る場合は、購入時の箱と内側の成形材が残っていればそれを使ってください。緩衝材を自作するより保護性能が高く、外箱に対して中身が動かないよう作られています。

ポータブルHDDでUSBバスパワー動作のものは、電源アダプタを同梱する必要がありません。据置型で電源アダプタが必要なタイプは、アダプタとケーブルを同梱しないと相手が読めません。ここは意外と抜けます。

送るのは複製にして、手元に原本が無い状態で発送しない

郵送入稿でいちばん取り返しがつかない失敗は、唯一の原本を送ってしまうことです。輸送事故は確率が低くても起こります。そして、運送会社の損害賠償はハードウェアの価値に対するもので、消えたデータは戻りません。

まず手元のパソコンなり別のHDDなりに素材をコピーします。次に、コピーが正しく取れたかを確認します。ここを目視で済ませないでください。確認は二段構えにします。

• コピー元とコピー先で、ファイル数と合計サイズを見比べる。Windowsならフォルダを右クリックしてプロパティ、Macならフォルダを選んで「情報を見る」で確認できます。数字が一致しなければコピーが途中で止まっています
• いちばん大きいファイルと、いちばん最後のファイルを実際に再生してみる。特に末尾が再生できるかは、コピー途中で切れていないかの手早い判定になります

この二つが通ってから発送します。控えの置き場所は、送る媒体と物理的に離れた場所にしてください。同じカバンに入れて持ち出せば、片方が失われるときは両方失われます。手元の控えをどう組むかは、3-2-1バックアップの実践の考え方をそのまま当てはめられます。媒体2種類、そのうち1つは別の場所、というだけでも郵送中のリスクはほぼ吸収できます。

なお、送った媒体を返却してほしいかどうかは、発送前に決めておきます。返却してもらう前提なら、往復の日数が納期に乗ります。返却が不要なら、そのぶん相手の作業と発送を待たずに済みます。どちらにするかは同梱するメモに文字で書きます。

フォーマットはexFATが無難、FAT32は1ファイル4GiBまで

「送ったのに読めない」の大半は、フォーマット（ファイルシステム）の食い違いです。ここは規格が明確なので、迷う必要はありません。

Microsoftが公開しているファイルシステムの比較表では、最大ファイルサイズはFAT32が4GiB、exFATとNTFSが2の64乗マイナス1バイトとされています。つまりFAT32でフォーマットされた媒体には、4GBを超える動画ファイルはそもそもコピーできません。コピーしようとするとエラーになるか、4GB弱で分割された状態になります。長時間収録の素材で「コピーできない」と言われる原因はほぼこれです。

一方、Appleのディスクユーティリティが用意しているWindows互換のフォーマットは、32GB以下のボリューム向けの「MS-DOS（FAT）」と、32GBを超えるボリューム向けの「ExFAT」の二つです。NTFSは選択肢に並びません。WindowsとMacのどちらで開かれるか分からない相手に渡すなら、exFATを選ぶのが最も行き違いが起きにくいことになります。

フォーマット	1ファイルの上限	向く場面
FAT32	4GiB	小さいファイルのみ。動画には不向き
exFAT	2^64−1バイト	WindowsとMacをまたぐ受け渡しの標準解
NTFS	2^64−1バイト	Windows同士が確実なとき

SDカードは、規格側でフォーマットが決まっています。SD規格の団体であるSDアソシエーションの資料では、SD（〜2GB）がFAT12/16、SDHC（2GB超〜32GB）がFAT32、SDXC（32GB超〜2TB）とSDUC（2TB超）がexFATと定められています。手持ちのカードがSDHCなら、その時点で1ファイル4GiBの制約下にあると分かります。

気をつけたいのは、フォーマットの実行が媒体の中身を消す操作だという点です。「exFATにしてから送ろう」と思ってフォーマットを先にかけると、素材が消えます。順序は、控えを作る、空の媒体をexFATでフォーマットする、素材をコピーする、確認する、送る、です。

同梱するメモに書く10項目｜口頭で伝えたつもりの内容を全部文字にする

媒体だけが届いても、受け取った側は中のどれを使うのか判断できません。メモは印刷して1枚同梱し、同じ内容をメールでも送っておくと、封筒と中身が離れた場合の保険になります。書く項目は次のとおりです。

• 送り主の氏名・電話番号・メールアドレス。媒体本体にもラベルで氏名を書いておきます
• 注文番号や問い合わせ時の件名。先に注文やメールをしている場合はその識別子
• 使うファイルの正確なファイル名。「一番新しいやつ」ではなく、拡張子まで含めた略さない名前で
• 使わないファイルの明記。テイク違いや素材フォルダがあるなら、除外対象をはっきり書きます
• 収録の順番。複数ファイルは、ファイル名の頭に付けた「01_」「02_」の番号で
• 1枚にまとめるか分けるか。分けるなら、どこで区切るか
• DVDかブルーレイか。収録時間と画質のどちらを優先するかで変わります。判断がつかないときはDVDとブルーレイの違いで容量と画質の前提を確認してから決めると迷いません
• メニュー画面の要否とチャプターの位置。チャプターは「12分30秒から第2章」のように分秒で指定します。動画ファイルをそのまま書き込んでも家庭用プレーヤーで再生できないため、この組み立て工程が必要になります。仕組みはオーサリングとは？DVD・ブルーレイを再生できる形にまとめる作業と手順にまとまっています。当社に頼むときは、チャプターの位置を、注文フォームで「チャプター分け」を選ぶと開く「チャプター位置の指定」の欄に時刻で入れます
• 盤面やケースに入れる文字。手書きだと読み違えが起きるので、テキストで正確に。デザインデータを一緒に入れるならDVD・CDのレーベルとジャケットの入稿データの作り方のサイズと解像度に合わせておくと、そのまま印刷工程に回せます。当社に頼むときは、文字も入れた画像を入稿してもらい、その画像を印刷する形です
• 媒体の返却要否と返送先住所。返却が必要なら住所を省略せず書きます

これに加えて、希望納期があれば日付で書いてください。「なるべく早く」は情報になりません。式の日程や納品先へ渡す日など、動かせない期日がある場合は、その日付と理由を一行添えると調整がしやすくなります。

メモは箇条書きで構いませんが、ファイル名だけは、書き写しではなくパソコンの画面からコピーして貼り付けたものを印刷するのが確実です。半角と全角、ハイフンとアンダースコアの取り違えは、手書きだと頻繁に起きます。

梱包と発送｜追跡があることと補償があることは別で、レターパックに損害賠償はない

梱包は二重にします。まず媒体をポリ袋に入れて、湿気と結露から隔てます。次に気泡緩衝材で包み、箱や封筒の中で動かないよう隙間を埋めます。振ってみて中身が動く音がするなら、緩衝材が足りていません。HDDは特に、外装に対して本体が動かない状態を作ってください。

発送手段は、追跡の有無と損害賠償の有無で選びます。公式の案内で確認できる条件は次のとおりです。

手段	料金・条件	追跡	損害賠償
レターパックライト	全国一律430円／厚さ3cm以内・4kg以内／郵便受けに配達	あり	なし
レターパックプラス	全国一律600円／厚さ3cm超も可・4kg以内／対面で受領印または署名	あり	なし
宅急便コンパクト	専用BOX70円＋運賃／標準BOX内寸 約19.3×24.7×4.7cm	あり	1個につき3万円まで
ゆうパック	サイズ・地域別	あり	30万円まで（超える分はセキュリティサービス）
宅急便	3辺合計200cm・30kgまで	あり	30万円まで

ここで押さえておきたいのは、レターパックは追跡があっても損害賠償の対象外だという点です。日本郵便の案内には「損害賠償はいたしかねます」と明記されています。安価で追跡が付くので媒体の送付には使いやすいのですが、賠償を当てにはできません。

そして賠償が付く手段を選んだとしても、補償されるのはハードウェアであってデータではありません。この一点があるため、「控えを残してから送る」ことが実質的な保険になります。

レターパックライトは郵便受けへの配達、プラスは対面での受け渡しです。事業所や店舗宛てに送るなら、受け取りが確実なプラス、あるいは宅配便のほうが行方不明になりにくくなります。厚さ3cmを超えるものはライトでは送れないので、外付けHDDは自動的にプラス以上の手段になります。

発送したら、追跡番号（お問い合わせ番号）を相手にメールで伝えてください。到着日が読めることで、相手側も作業の段取りが組めます。ここまでやって、郵送入稿の手続きとしては完結します。

郵送の日数と納期、当社に頼むときの相談

郵送の弱点は、往路の輸送日数がまるごと納期に上乗せされることです。素材の準備が終わっていても、相手の手元に届くまでは作業が始まりません。返却が必要なら、さらに復路が乗ります。郵送だと、フォーマットの食い違いや、ファイルが途中で切れているといった問題は、数日後に判明します。

当社は大阪市北区・梅田の店です。料金は基本料金（DVD・1枚あたり）1,500円（税抜）から、1枚から注文できます。再生できる形式に組み立てるオーサリングは料金に含まれています。盤面へのレーベル印刷、ケースと背表紙の印刷、メニュー画面の作成、チャプター分けにも、オプションで対応しています。

納期は通常便のほか、次の3つから選べます。

• お急ぎお届け（内容1種類につき）+1,500円（平日15時までの注文・入稿で翌々日までに発送）
• 特急お届け（内容1種類につき）+3,000円（平日15時までの注文・入稿で翌日発送）
• 当日店舗お渡し（内容1種類につき）+3,500円（平日12時までの注文・入稿）

当日店舗お渡しは、大阪市北区・梅田の店舗での受け取りです。いずれも入稿が完了した時点が起算点なので、媒体を郵送する場合は「到着した日」が実質のスタートだと考えてください。金曜に発送して土日を挟むと、それだけで数日ずれます。

基本の入稿方法はギガファイル便のURLで、データを郵送していただく必要はありません。媒体の郵送で入稿を受けるかは、送る前に相談・問い合わせフォームで確かめてください。店舗への持ち込みも、返却の扱いや当日お渡しの可否を含めて、事前に同じフォームで相談できます。先に条件をすり合わせておけば、届いてから「この形式では受け取れない」といったやり取りが発生しません。

よくある質問

Q. USBメモリを郵送して、DVDやブルーレイにしてもらえますか？

A. 基本の入稿方法はギガファイル便のURLです。回線の都合などでオンラインが難しい場合に、媒体の郵送で入稿を受けるかは、送る前に相談・問い合わせフォームで確かめてください。送り先、返却の要否、受け取れる媒体やフォーマットの条件をあらかじめすり合わせておくと、届いてから読めないといった手戻りを防げます。店頭へ媒体を持ち込めるかも、同じフォームで確かめてください。

Q. 送ったUSBメモリや外付けHDDは返してもらえますか？

A. 返却してほしいかどうかは、発送前に決めて同梱するメモに文字で書いてください。返送先の住所も省略せずに記載します。返却が必要な場合は復路の輸送日数がかかるため、その分だけ全体のスケジュールに余裕を見ておくと安心です。返却が不要であれば、制作完了後の発送を待たずに済みます。取り扱いの詳細は注文前にご相談ください。

Q. 4GBを超える動画ファイルがUSBメモリにコピーできません。どうすればいいですか？

A. その媒体がFAT32でフォーマットされている可能性が高いです。Microsoftのファイルシステム比較表では、FAT32の最大ファイルサイズは4GiBとされています。4GBを超える動画は仕様上コピーできません。exFATであれば上限は2の64乗マイナス1バイトなので、実用上この制約はなくなります。ただしフォーマットの実行は中身を消すので、控えを取ってから空の媒体に対して行ってください。

Q. 外付けHDDを郵送しても壊れませんか？

A. HDDは内部に回転するディスクとヘッドがある構造のため、落下や強い振動に弱い媒体です。可能であれば同容量のSSDに移して送るほうが輸送には向いています。HDDを送る場合は、購入時の箱と内側の成形材が残っていればそれを使ってください。市販の緩衝材を自作で詰めるより保護性能が高く、箱の中で本体が動かないように設計されています。据置型なら電源アダプタの同梱も忘れずに。

Q. レターパックとゆうパック、どちらで送るのが安全ですか？

A. 追跡はどちらにもありますが、損害賠償の有無が違います。日本郵便の案内では、レターパックは損害賠償の対象外と明記されています。ゆうパックは30万円までの損害賠償制度があり、超える場合はセキュリティサービスの利用が必要です。ヤマト運輸の宅急便も責任限度額は30万円、宅急便コンパクトは1個につき3万円までです。ただし補償されるのは物であってデータではないため、控えを残すことが実質的な保険になります。

Q. SDカードはカメラから抜いてそのまま送っていいですか？

A. そのまま送るほうが安全です。AVCHDのように複数のフォルダとファイルで1本の動画を構成する記録形式では、動画らしきファイルだけを抜き出すと再生や結合ができなくなることがあります。撮影機が作ったフォルダ構造を丸ごと保った状態で渡してください。カードやケースに書き込み禁止のスライドスイッチがある場合は、ロック側にしておくと内容の書き換えを防げます。もちろん、送る前に手元へ全体をコピーしておきます。

Q. 郵送だと納期はどのくらい延びますか？

A. 作業の起算点は入稿が完了した時点、つまり媒体が到着した日です。往路の輸送日数がそのまま上乗せされると考えてください。金曜発送で土日を挟むと数日ずれます。納期の区分は通常便のほか、お急ぎお届けが＋1,500円で平日15時までの注文・入稿なら翌々日までに発送、特急お届けが＋3,000円で平日15時までなら翌日発送、当日店舗お渡しが＋3,500円で平日12時までの注文・入稿となっています。急ぐときの持ち込みは、相談・問い合わせフォームで確かめてください。

Q. 同梱するメモには最低限どこまで書けばよいですか？

A. 氏名と連絡先、使うファイルの正確な名前、使わないファイルの明記、収録順、1枚にまとめるか分けるか、DVDかブルーレイか、媒体の返却要否と返送先。この7項目が最低限です。メニュー画面やチャプターを付けたい場合は、注文フォームでそのオプションを選んでください。チャプターの位置は、そのとき開く「チャプター位置の指定」の欄に時刻で入れます。ファイル名は手書きせず、画面からコピーして貼り付けたものを印刷すると、半角と全角の取り違えを防げます。