退職者が映った社内映像の扱い｜保存期間と利用停止の考え方

採用サイトのトップで流れている会社紹介動画。そこに映っているのは、先月退職したばかりの社員です。現場から「あの動画、まだ載せていて大丈夫でしょうか」と問い合わせが来たとき、その場で答えられる会社は多くありません。同意書はもらったが期間の定めがない、そもそも同意書が見つからない、というのがよくある実情です。

退職を理由に一律で削除する義務を定めた条文はありません。個人情報保護法22条が定めているのは、利用する必要がなくなったときに遅滞なく消去するよう努める、という努力義務です。見るべきは、その映像を今も使う目的が残っているかどうかです。本人から削除を求められた場合に当てはまるのは、35条5項の利用停止等の請求です。

判断が難しいのは、根拠となるものが一本にまとまっていないからです。個人情報保護法の条文、裁判例の積み重ねで形成されてきた肖像権、そして撮影時に本人と交わした同意。この三つが重なっていて、それぞれ当てはまり方が違います。「退職したら消す」でも「同意書があるから永久に使える」でも、実務としては雑すぎて問題が起きます。

退職だけでは削除義務は生じない｜22条は「必要がなくなったら遅滞なく消去」の努力義務

前提として、顔が判別できる映像は個人情報です。個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）2-1は、個人情報に該当するものとして「防犯カメラに記録された情報等本人が判別できる映像情報」を挙げています。社内研修の記録映像も会社紹介動画も、本人が誰か分かる形で映っていれば、同じく個人情報に入ります。

そのうえで、保存期間に直接触れているのが個人情報保護法22条です。

• 「個人情報取扱事業者は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならない」（個人情報保護法22条）

読むべき点は二つあります。起点が「利用する必要がなくなったとき」であって「退職したとき」ではないこと。そして語尾が「努めなければならない」、つまり努力義務であることです。ガイドライン通則編3-4-1は「利用する必要がなくなった」を、利用目的が達成され、その目的との関係で保有する合理的な理由が存在しなくなった場合などと説明しています。

したがって、退職の一報そのものは削除のきっかけになりません。問われるのは「その映像を今も使う目的が残っているか」です。三年前の周年イベントの記録映像を社内サーバーに置いてあるだけなら、退職者が映っていても直ちに問題という話にはなりません。一方、退職者が主役として登場する採用動画を今日も公開し続けているなら、その人を採用広報の顔として使い続ける目的がまだあるのか、という問いに答えられる必要があります。

肖像権のほうは条文がなく、裁判例の積み重ねの中で人格的利益として保護されてきたものです。雇用契約が終わったことで撮影・公開への同意が自動的に取り消される、という仕組みにはなっていないと考えられます。同意は雇用契約とは別の、撮影と利用についての個別の意思表示だからです。ただしその裏返しとして、同意があれば何をしてもよいわけでもありません。

同意書に期間の定めがないときは、用途欄の文言が上限になる

実務でいちばん多いのが「同意書はあるが期間が書かれていない」ケースです。期間の欄が空白でも、無期限の同意と読むのは危険です。同意は取得時に示した利用目的の範囲で有効なものと考えられるため、用途の欄に書いた内容が実質的な上限になります。

そこでやることは、期間の解釈をひねり出すことではなく、取得時に何と説明したかを記録からたどることです。次の順で探します。

• 同意書の原本（用途欄・掲載媒体欄の文言をそのまま書き写す）
• 撮影当日の案内メールや社内掲示（「採用サイトに掲載します」等の記載が残っていることが多い）
• 撮影を依頼した制作会社との発注書・企画書（納品物の用途が書かれている）
• いずれも見つからなければ、その素材は「同意の範囲が確認できないもの」として別扱いにする

たどった結果、用途欄が「社内研修用」なら、採用サイトへの転用は最初から範囲外です。退職の有無に関係なく見直しの対象になります。逆に「当社の広報物全般」と広く書いてあれば、退職後も公開を続けること自体は説明可能な範囲に入ります。

そのうえで、期間の定めがない素材について社内ルールを一行決めておきます。おすすめは「次の改版タイミングで登場者を洗い直す」です。採用サイトのリニューアル、会社案内動画の作り直し、展示会用素材の入れ替え。この節目で判断すると決めておけば、個別案件ごとに悩まずに済みます。判断基準を「そのつど検討」にすると、実際には誰も検討しません。

今後の同意書には、期間そのものを書くより「掲載媒体」と「掲載終了の申し出先」を書くほうが実務が回ります。期間を三年と切ると三年後に一斉に切れて処理が集中しますが、媒体を列挙しておけば、その媒体を作り直すときに自然と再確認できます。

社内限定と社外公開で判断が変わる｜35条5項の「おそれ」は社外で認められやすい

同じ映像でも、社内限定で回しているのか社外に出しているのかで、判断はまったく別になります。分かれる理由は、法35条5項が利用停止等を請求できる場面として「利用する必要がなくなった場合」に加えて「本人の権利又は正当な利益が害されるおそれがある場合」を挙げているからです。社外公開は、この「おそれ」が認められやすい側にあります。

観点	社内限定（研修動画・記録映像など）	社外公開（採用サイト・動画配信・配布物）
閲覧できる人	在籍者のみ・権限管理が効く	不特定多数・転職先や取引先も見る
検索への露出	ほぼない	氏名で検索して当たることがある
本人の不利益	生じにくい	在籍していない会社の顔として扱われる
保存継続の説明	研修教材として現役なら説明しやすい	今も広報に必要かを都度問われる

判断を分ける実際的な材料は、三つあります。

• 本人が特定できる形かどうか。氏名テロップや部署名が入っていれば特定性は高く、後ろ姿や引きの画で顔が判別できない程度なら低くなります。
• 映像の内容が現在の事実と食い違っていないか。「営業部 入社3年目」のテロップが付いた人がすでに在籍していない状態は、視聴者に誤解を与えるという別の問題を生みます。
• 本人がその映像で何を語っているか。会社への評価や志望動機を語らせた素材は、退職後も公開され続けることへの抵抗が強く出やすい部類です。

社内限定の素材は、削除より先に閲覧範囲の点検をおすすめします。共有フォルダの権限が「社内全員」のまま放置されていて、実質的に誰でも持ち出せる状態なら、それは社内限定とは言いにくい状態です。

削除を求められたときの手順｜35条5項の請求として受け、6項ただし書の代替措置も選べる

退職者本人から「消してほしい」と言われた場合は、感情的なやり取りにせず、個人情報保護法35条5項の請求として受け止めるのが早道です。同項は、本人が利用停止等または第三者への提供の停止を請求できる場面を定めています。保有個人データについて、事業者が利用する必要がなくなった場合や、その取扱いにより本人の権利又は正当な利益が害されるおそれがある場合が対象です。

なお、保存期間が短い個人データも、保有個人データから外れるわけではありません。施行令5条が保有個人データから除外しているのは、存否が明らかになることで生命・身体・財産に危害が及ぶ場合など四類型に限られます。

請求に理由があると判明したときの対応は6項に書かれています。「本人の権利利益の侵害を防止するために必要な限度で、遅滞なく」利用停止等を行う、というのが原則です。ただし同項にはただし書があります。多額の費用を要する場合その他の対応が困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでないとされています。つまり、原本を消し去ることだけが答えではありません。

代わるべき措置として現実的に取れる選択肢は次のようなものです。

• 公開を止める（サイトから外す、限定公開に切り替える）が、原本は保管しておく
• 氏名・部署のテロップだけを外し、個人が特定されにくい形に作り直す
• 該当カットを別の映像に差し替えた新しい版を作り、旧版の配布を止める
• 顔にぼかしを入れる

どれを選ぶにせよ、35条7項により、利用停止等を行ったときも行わない旨の決定をしたときも、本人に遅滞なくその旨を通知する必要があります。「対応しました」も「対応しません」も、黙って済ませない設計にしてください。

加えて32条1項3号は、こうした請求に応じる手続を本人の知り得る状態に置くことを求めています。プライバシーポリシーの問い合わせ窓口が退職者にも使える書き方になっているか、この機会に確認しておくとよいです。

なお、法令で保存期間が定められている記録は別の扱いです。ガイドライン通則編3-8-5も、法令の定めにより保存期間等が定められている場合はこの限りでない旨に触れています。労働基準法109条では、労働者名簿や賃金台帳などの重要書類に、5年間（附則143条により当分の間3年間）の保存が求められます。ただしこれは書類の話で、広報用に撮った映像素材まで、この条文で保存が義務づけられるわけではありません。ここを混同して「法定保存だから消せない」と回答してしまう例があります。

時間の感覚として、35条5項の請求に係る訴えは、39条により、請求が到達した日から2週間を経過した後でなければ提起できないとされています（相手方が請求を拒んだときを除く）。裏返せば、2週間は交渉と対応のための時間として、制度があらかじめ見込んでいる期間だといえます。放置してよい期間という意味ではありませんが、その場で即答を迫られる話でもありません。

外向け素材は年1回と退職時に見直し、配った物は版で管理する

退職のたびに全素材を見直すのは現実的ではないので、周期を二本立てにします。ひとつは年一回の棚卸し、もうひとつは退職発生時の部分確認です。

年一回の棚卸しは、採用サイトの更新期に合わせるのが効率的です。多くの会社で新卒採用ページの改訂時期は決まっているので、そこに「登場者の在籍確認」を工程として足すだけで済みます。見る対象は次のとおりです。

• 採用サイト・コーポレートサイトの動画と写真
• 動画共有サービスやSNSに置いた会社紹介・社員インタビュー
• 会社案内動画（営業が商談で流すもの）
• 展示会ブースのループ再生素材
• 取引先や学校に配布したディスク・USB
• 印刷済みの会社案内パンフレット

厄介なのは下の三つです。ウェブなら差し替えれば終わりますが、手渡してしまったものは回収できません。だからこそ版で管理します。配布物は初版のまま何年も使い続けるのではなく、登場者が変わったら版を上げて、以降は新しい版だけを配る。旧版を回収できなくても「現行版はこれ」と社内で統一しておけば、少なくとも新規配布は止まります。

ディスクで配っている場合、この版管理はやりやすい部類です。プレスとコピーの違いを押さえておくと判断が早くなります。大量プレスは枚数が増えるほど単価が下がる代わりに、版を上げるたびに最低ロットを抱えます。対して書き込み方式なら、1枚から頼める小ロット対応を使って必要枚数だけ作り直せます。

当社でも基本料金（DVD・1枚あたり）1,500円（税抜）から、1枚単位で注文を受け付けています。急ぎで差し替えたいときの選択肢はDVDを急いで作るときの締切と逆算にまとめてあります。

退職発生時の部分確認は、全部を見るのではなく「その人が映っている素材だけ」を見ます。これができるかどうかは、「誰が映っているか」で引ける台帳の作り方で決まります。

退職手続きでの映像素材の確認は、チェックリスト1行と面談3問で足りる

退職手続きのチェックリストに「映像・写真素材への登場有無」の一行を足すのが、いちばん安上がりです。これだけで、退職から半年後に総務が慌てる事態がかなり減ります。担当者が代わっても引き継がれるよう、チェックリストは個人のメモではなく所定の様式に入れておきます。

退職面談で確認するのは三点に絞ります。

• 現在公開中の素材に登場しているか（台帳を見せながら確認する）
• 公開を続けることに異議があるか
• 異議がある場合の希望（公開停止・テロップ削除・差し替え・ぼかし）

記録は口頭で終わらせず、退職日・確認日・本人の回答・対応期限を残します。半年後に「あのとき了承したはずだ」と言い合いになるのを避けるためです。

ここで気をつけたいのは、面談で「異議なし」と言われても、それが将来にわたる放棄にはならないという点です。35条5項の請求権は法律が本人に与えているもので、退職時の一筆で消せる性質のものではありません。ですから面談では今の意向を確認しつつ、あわせて「後で気が変わったらこの窓口に連絡してください」と伝え、連絡先を渡しておくのが実務的です。合意書で縛ろうとするより、窓口を明示するほうが結果的にもめません。

退職者が制作側だった場合、つまり撮影や編集を担当していた人が辞める場合は、素材そのものの所在確認も同時に行ってください。個人の端末や個人アカウントのクラウドにしか元データがない、というのは退職時に発覚しがちなトラブルです。

過去の映像を探し出すには、「誰が映っているか」で引ける台帳が要る

ここまでの手順はすべて「その人が映っている素材を引き出せること」を前提にしています。ところが多くの会社で、映像は撮影日やイベント名でしか整理されていません。これでは退職者一人の確認に半日かかります。

台帳に持たせる列は、最低限これだけあれば回ります。

• 素材ID（連番でよい）
• 撮影日・イベント名
• 取得時に説明した利用目的（同意書の用途欄の文言をそのまま）
• 登場者（氏名。テロップ入りかどうかも記録する）
• 公開先（URL、配布先、版番号）
• 元データの保管場所
• 同意書の保管場所

注意点として、この台帳自体が個人情報データベース等に該当し得ます。個人情報保護法施行令4条2項は、一定の規則に従って整理することで特定の個人情報を容易に検索できるように体系的に構成し、目次や索引その他検索を容易にするためのものを有するものを指すとしています。氏名で映像を引ける台帳は、まさにこれにあたります。

作った瞬間に安全管理措置の対象になるので、アクセス権限は総務・人事・広報の担当者に絞ってください。管理を良くした結果として管理対象が増えるという構図は、最初に承知しておくほうが安全です。

元データの保管も同時に決めます。編集元のマスターがなければ差し替え版は作れませんし、クラウドのアカウント一本に置いたままだと契約変更やアカウント停止で消えます。3-2-1バックアップの実践のように、媒体と場所を分けて持っておくのが無難です。

配布用ディスクの盤面とケース背表紙に版番号と発行年月を刷っておくと、営業が手元の在庫を見た瞬間に旧版かどうか分かります。

当社では盤面へのレーベル印刷とケース・背表紙の印刷に対応していて、版番号と発行年月を入れた画像を入稿していただければ、その画像を印刷した差し替え版を必要枚数だけ作り直せます。

再生できる形式への組み立て（オーサリング）は料金に含まれています。メニュー画面の作成やチャプター分けにも、オプションで対応しています。オーサリングとは？DVD・ブルーレイを再生できる形にまとめる作業と手順で触れているとおり、章立てを入れておくと「どのチャプターに誰が出ているか」を台帳に書けるようになり、確認作業が速くなります。

入稿は、ギガファイル便のURLで受け付けています。年次の素材見直しにあわせた版の作り直しも、こうした依頼のなかに含まれます。

よくある質問

Q. 退職した社員が映った動画は削除しなければいけませんか？

A. 退職を理由に一律で削除する義務を定めた条文はありません。個人情報保護法22条は「利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならない」と定めており、起点は退職ではなく利用の必要がなくなったことです。しかも努力義務です。判断すべきは、その映像を今も使う目的が残っているかどうか。社内サーバーに置いた過去の記録映像と、現在公開中の採用動画では、説明の必要度がまったく違います。

Q. 同意書に期間が書かれていない場合、いつまで使えますか？

A. 期間の欄が空白でも無期限の同意とは考えにくく、取得時に示した利用目的の範囲が実質的な上限になると考えられます。ですから最初にすべきは、同意書の用途欄・掲載媒体欄の文言を確認することです。用途が「社内研修用」なら採用サイトへの転用は当初から範囲外です。あわせて、期間の定めがない素材については「次の改版時に登場者を洗い直す」と社内ルールを一行決めておくと、判断の先送りを防げます。

Q. 退職者から採用サイトの動画を消してほしいと言われました。応じる義務はありますか？

A. 個人情報保護法35条5項の請求として扱います。事業者が利用する必要がなくなった場合や、その取扱いにより本人の権利又は正当な利益が害されるおそれがある場合が対象です。請求に理由があると判明したときは、6項により侵害防止に必要な限度で遅滞なく利用停止等を行います。ただし6項ただし書があり、対応が困難な場合に本人の権利利益を保護するため必要な代替措置をとるときはこの限りでないとされています。

Q. 社内研修用に撮った動画を採用サイトに使ってもいいですか？

A. 取得時に説明した利用目的が社内研修用に限られているなら、社外公開への転用は範囲外です。退職者が映っているかどうか以前の問題として見直しの対象になります。使いたい場合は、あらためて掲載媒体を示したうえで本人の同意を取り直すのが筋です。撮影当日の案内メールや制作会社への発注書に用途が書かれていることも多いので、同意書が見つからないときはそちらを探してください。

Q. すでに社外へ配布したDVDに退職者が映っています。回収すべきですか？

A. 配ってしまったものを全部回収するのは現実的ではありません。実務としては、登場箇所を差し替えた新しい版を作り、以降の配布を新版だけに切り替えるやり方が取りやすいです。盤面や背表紙に版番号と発行年月を刷っておくと、営業が在庫を見た瞬間に旧版と分かります。書き込み方式なら必要枚数だけ作り直せるので、版の切り替えにかかる費用と在庫の負担を抑えられます。

Q. モザイクをかければそのまま使い続けられますか？

A. 顔にぼかしを入れる対応は、35条6項ただし書がいう代替措置の一つとして選択肢に入ります。ただし、氏名や部署のテロップが残っていたり、声や身体的特徴で誰か分かる状態なら特定性は消えません。ぼかしと同時にテロップの削除まで行うか、該当カットごと差し替えるかを検討してください。どの対応を取ったかは、35条7項に基づいて本人へ遅滞なく通知します。

Q. 退職時に「退職後も使用してよい」と一筆もらえば安心ですか？

A. 文書があること自体は説明材料になりますが、35条5項の請求権は法律が本人に与えているもので、退職時の一筆で消せる性質のものではないと考えられます。むしろ実務では、面談で現時点の意向を確認したうえで、後日気が変わったときの連絡窓口を伝えておくほうが有効です。合意書で縛ろうとするより、いつでも申し出られる状態にしておくほうが、結果としてもめにくくなります。

Q. 集合写真の隅に小さく映っている程度でも対象になりますか？

A. 判断の軸は本人が特定できるかどうかです。顔が判別できる映像は個人情報にあたるとされているため、小さくても顔が分かるなら対象に入ります。逆に、後ろ姿や引きの画で顔が判別できず、氏名テロップもない状態なら特定性は低くなります。台帳を作るときは、登場者の欄に氏名だけでなく「テロップ入りか」「顔が判別できるか」も書いておくと、後の判断が速くなります。