NPOの助成金実績報告に映像を｜活動記録を審査で伝わる形にする

実績報告書の様式が埋まり、領収書も名簿も揃ったのに、「この事業がどう動いたのか、書類だけでは伝わっていない気がする」と感じている事務局の方は多いと思います。参加者の表情も、会場の空気も、支援員が交わしていた言葉も、A4の用紙には収まりません。

そこで活動記録の映像を添えたい、と考えるところまでは自然です。ただ、作り方を間違えると、時間をかけたわりに審査では役に立たない映像ができあがります。実績報告の審査で見られているものは、活動の感動の総量ではないからです。

審査は、交付決定の内容と条件のとおりに事業を実施したかを照らし合わせる作業です。映像は、書類だけでは示しにくい項目に絞って3〜5シーンを撮り、章立てを申請書の項目順に合わせます。動画を添付できるかは制度によるので、撮影の前に募集要領と交付決定通知で、提出の方法と受け付ける形式を確かめておきます。

実績報告で審査側が見ているのは「交付決定の内容と条件への適合」

国の補助金について定めた「補助金等に係る予算の執行の適正化に関する法律」は、第14条で、補助事業が完了したときに「補助事業等の成果を記載した補助事業等実績報告書」を提出することを求めています。

そして第15条で、報告を受けた側は「報告書等の書類の審査及び必要に応じて行う現地調査等により、その報告に係る補助事業等の成果が補助金等の交付の決定の内容及びこれに附した条件に適合するものであるかどうかを調査し、適合すると認めたときは、交付すべき補助金等の額を確定」すると定めています。

読み替えると、審査は「約束したことを、約束した条件でやったか」の照合作業です。民間助成財団や自治体の補助金は、この法律の直接の適用対象ではありません。ただ、募集要領と交付決定通知に書かれた条件が照合の基準になるという運用の構造は、おおむね共通していると考えられます。

申請書の項目ごとに「何で示すか」を書き出す

映像の企画は、カメラを持つ前に机の上で終わらせます。申請書に書いた事業計画の項目を左に並べ、それぞれについて「何をもって実施したと示すか」を右に書き出してください。領収書や参加者名簿で足りる項目と、書類だけでは薄い項目が、きれいに分かれます。映像を用意するのは、書類だけでは薄い項目だけで十分です。

申請書に書いた内容	書類で示せること	映像が補えること
月2回、子ども食堂を開催	開催日、食材費の領収書、参加人数	配膳と滞在の実際、会場の広さと動線
支援員向け研修を3回実施	講師謝金、受講者名簿、資料	演習が実技として成立していたか
相談窓口を新設	設置費、相談件数	相談を受ける場の設え、プライバシーへの配慮
地域住民への普及啓発	チラシの版下、配布部数	説明会での質疑、住民の反応

この表を作ると、撮るべき場面はたいてい3〜5シーンに絞られます。一日中カメラを回す必要はありません。むしろ、絞ったシーンを腰を据えて撮ったほうが、編集も報告書との対応づけも楽になります。

そして、映像の章立ては申請書の項目順に合わせます。審査担当者が実績報告書を左手に、映像を右手に見比べられる構造にしておくと、それだけで「照合しやすい提出物」になります。チャプターを分けて「第2章 支援員研修」のように名前を付けておけば、担当者は見たい箇所だけを開けます。

写真では埋まらない三つの穴｜時間の経過・場のやりとり・本人の言葉

写真が得意なのは、「その日その場に、それがあった」という提示です。集合写真、会場全景、配布物。これらは静止画で十分に足ります。逆に写真が苦手なのは、時間の経過、人と人のやりとり、本人の言葉の三つです。実績報告書で説明の文章が長くなってしまう箇所は、だいたいこの三つに集中します。映像を入れる価値があるのも、この三つです。

手順や技術の習得は、連続した手元でしか示せない

調理、介助、手話、楽器、農作業。研修の成果を「受講者が手順を習得した」と一行で書くと、審査側は名簿と突き合わせるしかありません。手元を寄りで20〜30秒、切らずに撮ったカットが1本あると、実技として成立していたことがそのまま伝わります。

場のやりとりは、音があってはじめて成立が分かる

対話の場やワークショップは、絵よりも音が本体です。誰かが問いかけ、間があり、別の誰かが答える。この間合いが、場が機能していたことの証拠になります。逆に言えば、音が使えない映像はこの場面では役に立ちません。

変化は、同じアングルの前後で示す

環境整備、空き家の改修、公園の清掃、備品の導入。事業開始前と完了後を同じ位置・同じ画角で撮っておくと、それだけで説明が要らなくなります。開始前の撮影は、忘れると取り返しがつかないので、事業開始日の前にやっておく項目です。三脚の位置に養生テープで印を付け、記録表に画角のメモを残しておきます。

受益者の言葉は、要約すると情報がほとんど残らない

「利用者から好評だった」という一文は、審査では情報量がほぼゼロです。本人が自分の言葉で20秒話したものは、要約とは別種の資料になります。ただし、受益者の言葉は同意の設計が最も重くなる部分でもあるので、次の章で扱います。

撮影の具体的な手順

• 引きの固定を1台。三脚に据えて、開始から終了まで回しっぱなしにします。編集で困ったときの予備の映像になります。
• 寄りは手持ちで、手元・道具・表情に絞ります。1カット10秒以上止めて撮ると使えます。
• 音はカメラ内蔵マイクに任せません。話者にピンマイクを付けるか、卓上にICレコーダーを1台置きます。
• 屋外は風防を付けます。風切り音が乗った音声は、後処理では戻せません。
• スマートフォンでも十分です。横向き固定、1080p・30fps。4Kや60fpsにすると容量だけが膨らみ、後の受け渡しが重くなります。

尺は、提出用なら3〜5分程度が扱いやすいと考えられます。審査担当者は複数の団体の報告を並行して見るため、10分を超える映像は最後まで再生されない可能性があります。素材はたっぷり撮り、完成尺は短く。この配分にしておくと、用途別の作り分けもしやすくなります。

参加者・受益者の同意は、撮影の場で使い先まで含めて取る

顔が判別できる映像は、個人情報の保護に関する法律にいう個人情報にあたります。個人情報保護委員会が公表しているQ&A（Q1-13、Q1-41）でも、防犯カメラの映像について、特定の個人を識別できるものは個人情報に該当すると整理されています。活動記録の映像も同じ扱いです。

同法の仕組みは三段構えです。

• 第17条 利用目的を、できる限り特定しなければならない
• 第18条 特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えて取り扱うには、あらかじめ本人の同意が要る
• 第27条 個人データを第三者に提供するには、原則としてあらかじめ本人の同意が要る

助成機関への提出は、団体の外に出す行為です。「団体のSNSに載せます」とだけ伝えて撮った映像を、後から実績報告に回すのは、17条・18条との関係で説明がつきにくくなります。撮影の時点で使い先を並べて同意を取っておくほうが、あとから一人ずつ連絡を取り直すより、はるかに手間が少なくて済みます。

同意書に入れておく項目

• 撮影日・場所・事業名（助成事業名まで書く）
• 使う先を一つずつチェック式に。助成機関への実績報告／所轄庁への提出／団体Webサイト／SNS／総会・理事会資料／次年度の申請書／報道機関への提供
• 公開の範囲（限定的に配布するのか、誰でも見られる状態に置くのか）
• 使う期間と、期間経過後の素材の扱い
• 撤回の方法と連絡先
• 写り方の段階を選べる欄。顔を出してよい／ぼかしを入れる／後ろ姿のみ／音声のみ／撮影しない

この「段階を選べる欄」があると、断りにくさが減ります。全部か無かの二択にすると、本当は協力したい人まで断る側に振れます。

要配慮個人情報にあたる分野は、背景まで気を配る

同法第2条第3項は、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実などを含む個人情報を「要配慮個人情報」と定義しています。

障害者支援、医療的ケア、依存症、犯罪被害者支援、生活困窮の分野では、本人の顔を出さなくても、写り込んだ看板や施設名が本人の状況を推測させることがあります。会場の表札を画角から外す、名札を伏せる、といった運用だけで、扱いの重さがかなり変わります。

会場での運用と、撤回されたときの備え

未成年の参加者は保護者の同意を取ります。判断が難しい方については、ご家族や成年後見人と相談します。そのうえで、撮られない選択肢を会場に用意しておきます。受付で色違いのシールを配って撮影可否を示す、カメラが向かない席を作る、といった方法が実務的です。

同意は撤回されることがあります。そのとき問題になるのは、「その人が写っているカットを探し出せるか」です。撮影記録表で人物と素材を紐づけておけば、差し替えは数十分の作業で済みます。紐づけがないと、全素材を見返すことになります。

動画を提出できる形式は撮影前に確認する｜電子で通らないときは物理媒体

映像を完成させてから「その形式では受け付けられません」と言われるのが、最も避けたい順番です。撮影を始める前に、募集要領と交付決定通知を開いて、次を確認しておきます。

• 提出は紙か、電子申請システムか、両方か
• 電子の場合、添付できるファイルの容量上限と、受け付ける拡張子。上限値は制度ごとに異なります
• 動画共有サイトの限定公開URLを添えることが認められるか
• 媒体で送る場合の枚数、送付先、返却の有無
• 提出物の保存年限。返却されない前提かどうか

書かれていなければ、事務局に電話で聞くのが早いです。

オンライン提出が通らない典型パターン

• 電子申請システムの添付容量上限に、数分の動画1本で当たる
• 共有URLの保持期限が審査期間より短い。ギガファイル便は1ファイル300GBまで無料で使えますが、保持期限を設定して受け渡す仕組みで、期限を過ぎるとダウンロードできなくなります。審査に数週間かかる場合、提出時には生きていたURLが、審査時には切れていることがあります
• Google ドライブやDropboxの共有権限が組織内限定のままで、審査担当者が開けない
• 審査側のネットワークで動画共有サイトが遮断されている
• 審査員が複数で、外部委員も含めて回覧する必要がある

物理媒体は、この全部を回避します。封を開けてプレーヤーに入れれば再生でき、机の上を回せて、保存年限のあいだ形が残ります。オンライン提出が主流になった今でも、審査資料としてディスクを求める制度が残っているのは、この確実さのためだと考えられます。

MP4を書き込んだだけのディスクは、据置きプレーヤーで再生できない

MP4ファイルをそのままDVDにコピーしたディスクは、パソコンでは開けても、テレビにつないだDVDプレーヤーでは再生されません。ここでつまずく団体が少なくありません。プレーヤーが読む形式に組み立てる作業が要ります（DVDオーサリングとは｜焼くだけでは再生できない理由）。提出先の再生環境が分からないときは、DVD-Video形式にしておくと、再生できる機器の幅が広くなります（家庭用プレーヤーの互換性ガイド）。

当社では基本料金（DVD・1枚あたり）1,500円（税抜）から、1枚だけの注文を受けています。受け付けるのは完成した動画のデータで、オーサリングは料金に含まれます。メニュー画面の作成とチャプター分け、盤面へのレーベル印刷、ケースと背表紙の印刷も、オプションで選べます。申請書の項目順に章立てした動画にチャプター分けを付ければ、ディスクをそのまま提出物にできます。

盤面とケースの印刷は、団体名などの文字も入れた画像を入稿してもらう形です。入稿は、ギガファイル便のURLを送るだけです。ギガファイル便が使えます（ギガファイル便での入稿ガイド）。

納期	追加料金	条件
通常便	なし	受付から5営業日で発送（お届けは発送から2〜3日）
お急ぎお届け	+1,500円	平日15時までの注文・入稿で翌々日までに発送
特急お届け	+3,000円	平日15時までの注文・入稿で翌日発送
当日店舗お渡し	+3,500円	平日12時までの注文・入稿、大阪市北区の店舗で受け取り

通常便は、受付から5営業日で発送です。報告期限が迫っている場合は、この条件から逆算して入稿時刻を決めます。編集作業そのものに何日かかるかは団体側の事情なので、そこを含めた全体の日程を先に引いておくと安全です。

理事会向けと寄付者向けは、素材を共有して結びだけ変える

同じ事業の記録でも、見る人によって必要な情報が違います。撮った素材は共有したまま、冒頭30秒と結びだけを差し替えるのが、いちばん手間の少ない作り分けです。

用途	尺の目安	冒頭に置くもの	結びに置くもの
助成機関への提出用	3〜5分	事業名・実施期間・実施回数	計画と実績の対照
理事会・社員総会用	7〜10分	予算と支出の対比	来期に判断が必要な論点
寄付者・支援者向け	1〜2分	一人の場面から入る	次の関わり方の案内

理事会向けには、うまくいかなかった場面を入れる

成功した場面だけを並べた映像は、理事会では判断材料になりません。理事も監事も、来期の意思決定のために座っています。参加者が集まらなかった回、会場変更でつまずいた点、想定より人手がかかった作業を、短くていいので入れておくと、質疑が「良かったですね」で終わらず具体的になります。

数字も、口頭ではなく画面に出します。予算額と執行額、目標回数と実施回数を並べたテロップが1枚あるだけで、資料を配る手間が減ります。

寄付者向けの映像は、一人の作業や表情から入り、次の関わり方で結ぶ

寄付者向けは、統計より一人の場面のほうが効果を上げます。冒頭で誰か一人の作業や表情から入り、団体の説明は後ろに回します。結びには、次にできること（継続寄付、ボランティア登録、イベントの告知）を具体的に置きます。ただし、ここで使える素材は同意の範囲内のものだけです。同意書のチェック式の欄で「団体Webサイト」「SNS」に丸が付いているカットに限られます。

1枚のディスクにまとめて、チャプターで切り替える

用途ごとに別のディスクを作ってもよいのですが、メニュー画面とチャプターを付けて1枚にまとめる方法もあります。理事会の場で「3章から再生してください」と言えると進行が速くなりますし、事務局の管理する枚数も減ります。

当社では、メニュー画面の作成とチャプター分けをオプションで選べます。受け付けるのは完成した動画のデータで、チャプターの位置は、注文ページで「チャプター分け」を選ぶと開く「チャプター位置の指定」の欄に時刻で入れます。

盤面とケースの表記は、棚に並べた状態を基準に決める

• 団体名（法人格を含む正式名称）
• 助成事業名と年度
• 提出先の名称
• バージョン（提出用／総会用）と作成日
• 収録時間

提出先ではキャビネットに他団体の提出物と一緒に並びます。背表紙だけで団体名と年度が読めるかどうかで、後から照会があったときの手間が変わります（DVD・CDのレーベルとジャケットの入稿データの作り方）。

次年度の申請書に使える素材の残し方｜記録表と5年の保存

撮った素材の価値は、その年度で終わりません。次年度の申請書には「前年度までの実績」を書く欄がほぼ必ずありますし、外部から照会が来ることもあります。ただし、探せない素材は無いのと同じです。撮影当日に、次の記録表を埋めておきます。

列	記入例	これが要る理由
撮影日	2026-06-14	事業年度の切り分け
ファイル名	20260614_kodomo_A_02.mp4	差し替え・撤回時に特定できる
シーン	配膳／閉会あいさつ	編集時の検索
写っている人	参加者3名（同意書番号 12・13・15）	同意範囲との突合
同意区分	助成機関への提出のみ可	公開判断の根拠
音声	ICレコーダー別録りあり	使える素材かの判定

ファイル名は「日付8桁_事業略称_カメラ記号_連番」で統一します。撮影者が複数いても衝突しませんし、並べ替えるだけで時系列になります。表計算ソフト1枚で足りるので、専用のツールは要りません。

NPO法人は事業報告書等を5年間備え置く

特定非営利活動促進法第28条第1項は、毎事業年度初めの3か月以内に、前事業年度の事業報告書、計算書類、財産目録、年間役員名簿などの「事業報告書等」を作成するよう定めています。あわせて、作成の日から起算して5年が経過した日を含む事業年度の末日までの間、事務所に備え置くことを求めています。第29条は毎事業年度一回の所轄庁への提出を定め、第30条により、所轄庁は過去5年間に提出を受けたものについて閲覧・謄写の請求に応じます。

つまり、事業年度の記録は5年単位で参照される可能性があります。映像の素材も、同じ5年を目安に残しておくと、次の申請や外部からの照会に答えられます。

ハードディスクだけに置いておくと機器の故障で一度に失うので、クラウドとディスクに分けておくのが無難です。ディスクの場合、保管する環境によって読み取れる期間が変わります（CD・DVD・ブルーレイの寿命はどれくらいか）。直射日光と高温多湿を避け、立てて保管するだけでもかなり違います。

次年度の申請書での使い方

• 映像から静止画を切り出して、申請書の写真欄に貼る。同じ素材を二度使えます
• 受益者の言葉を、同意の範囲内で引用として文章に入れる。匿名化の程度は同意区分に合わせます
• 前年度の到達点を示して、事業の継続性を説明する。「昨年度はここまでできた、だから今年度はここを狙う」という書き方は、審査側に流れが伝わります
• 同じアングルの定点素材を毎年撮り続ける。3年分並べると、単年度では見えない変化が資料になります

撮影から編集、提出、そして次年度への引き継ぎまでを一本の流れとして設計しておくと、毎年ゼロから作り直す負担がなくなります。初年度に記録表と同意書の様式を整えるところが、いちばん手間がかかって、いちばん効果の大きい工程です。

よくある質問

Q. 助成金の実績報告に動画を添付してもいいですか？

A. 制度によります。募集要領や交付決定通知に提出物が列挙されているので、そこに動画やディスクの記載があるか確認してください。記載がない場合でも、参考資料としての添付を受け付ける事務局は少なくありません。撮影を始める前に、提出方法と受け付ける形式を電話で確認しておくと、作り直しを避けられます。様式が指定されている場合は、そちらを優先します。

Q. 実績報告用の動画は何分くらいがちょうどいいですか？

A. 提出用であれば3〜5分程度が扱いやすいと考えられます。審査担当者は複数団体の報告を並行して確認するため、長い映像は最後まで再生されない可能性があります。素材は多めに撮っておき、完成尺は短くまとめるのが実務的です。理事会や総会で使うものは判断材料が増えるぶん7〜10分程度まで伸ばし、チャプターで章を分けておくと必要な箇所だけ再生できます。

Q. 参加者の顔が写っています。同意はどう取ればいいですか？

A. 顔が判別できる映像は個人情報にあたるため、撮影の時点で書面の同意を取ります。要になるのは、使い先を一つずつ挙げることです。助成機関への実績報告、所轄庁への提出、団体Webサイト、SNS、総会資料、次年度の申請書といった項目をチェック式にし、撤回の方法と連絡先も記載します。顔出し可・ぼかし・後ろ姿のみ・音声のみ、と段階を選べる欄を作ると断りにくさが減ります。

Q. 電子申請の添付容量の上限を超えてしまいました。どうすればいいですか？

A. まず事務局に相談し、外部の共有URLを添えることが認められるか、媒体での送付を受け付けるかを確認します。共有URLが認められる場合も保持期限に注意が必要です。審査に数週間かかると、提出時に生きていたリンクが切れていることがあります。ディスクで提出すれば期限切れも権限設定のミスも起きず、複数の審査員に回覧してもらえます。ビットレートを下げて容量を圧縮する方法もあります。

Q. DVDとブルーレイのどちらで提出すればいいですか？

A. 提出先の再生環境が分からない場合は、DVD-Video形式が無難です。再生できる機器の幅が広く、パソコンにドライブがない環境でも据置きプレーヤーで確認してもらえます。ブルーレイは高画質で長時間を収録できますが、再生にはブルーレイ対応の機器が要ります。募集要領に指定があればそれに従い、指定がなければDVDを基本に、必要に応じて両方を用意するのが安全です。

Q. 撮影後に「使わないでほしい」と言われたらどうなりますか？

A. 同意は撤回されることがあるので、その前提で素材を管理します。撮影記録表に「写っている人」と「ファイル名」を紐づけておけば、該当カットを短時間で特定して差し替えられます。紐づけがないと全素材を見返すことになり、提出期限が迫っている時期には大きな負担になります。すでに提出済みの場合は、提出先にも連絡して差し替え版を送る手順を決めておくと落ち着いて対応できます。

Q. 1枚だけ作ってもらえますか。費用はどのくらいですか？

A. 当社は1枚から注文を受けており、基本料金（DVD・1枚あたり）1,500円（税抜）からです。動画ファイルをプレーヤーで再生できる形式に組み立てるオーサリングは、料金に含まれています。メニュー画面の作成、チャプター分け、盤面へのレーベル印刷、ケースと背表紙の印刷も、オプションで選べます。入稿はギガファイル便のURLを送っていただく形です。