この記事の要点
会社の決まりで転送サービスが使えないときは、まず、会社が契約しているクラウド（Google ドライブ・OneDrive・Box など）の共有で社外に渡せるかを、情報システムの担当に聞きます。
会社のクラウドでも渡せないときは、目的・相手・ファイルの中身・期間・消し方を書いて、使いたい方法を申請します。IPA の規程のサンプルも、インターネットのサービスを業務で使うときはシステム管理者の許可を得る形です。
渡すときはリンクにパスワードと期限を付け、パスワードは電話などメール以外の方法で伝えます。総務省は、別のメールで送っても宛先を間違えれば両方が同じ人に届くと説明しています。
USBメモリなどの媒体で渡すなら、持ち出しの許可を取って中身を暗号化し、追跡できる方法で送り、届いたら中身を確かめてもらいます。
私物のスマホや個人のアカウントでは送りません。IPA の規程のサンプルは、私物の機器の業務利用を許可制か禁止とし、許可した場合も社内で使ったデータを個人のアドレスに送らないとしています。
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会社のパソコンでギガファイル便が開けない。規程で、外部の転送サービスを使ってはいけないことになっている。そんなときに大きな動画を社外の業者へ渡すなら、最初に相談する相手は情報システムの担当（情シス）です。会社が契約しているクラウドの共有で渡せないかを聞き、だめなら、目的・相手・ファイルの中身・期間・消し方を書いて、使いたい方法を申請します。渡すときはパスワードと期限を付け、パスワードは別の手段で伝えること。ネットで渡せないなら、持ち出しの許可を取ってUSBメモリなどの媒体を使います。
IPA（情報処理推進機構）が中小企業向けに公開している規程のサンプルでは、インターネットのサービスを業務で使うときは、システム管理者の許可を得ることになっています。こうした決まりの会社なら、転送サービスが使えないのは許可されていないからで、転送という手段そのものが禁じられているとは限りません。どの決まりに当たるのかを自分の会社の規程で確かめると、使える渡し方が見えてきます。
会社でファイル転送サービスが禁止されるのは、なぜか
IPA の「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」は、いまの版が2026年3月の第4.0版です。付録には、会社の規程を作るためのひな形として「情報セキュリティ関連規程（サンプル）」が付いています。インターネットのサービスとメールについての条文例は、次のとおりです。
インターネットで提供されているサービスを業務で使うときは、システム管理者の許可を得る
オンラインストレージに社外秘や極秘の情報を保存するときも、システム管理者の許可を得る。セキュリティポリシーを公表していないサービスや、不審な事業者のサービスは使わない
社外秘や極秘の情報を送るときは、ファイルを暗号化する、法人向けのデータ転送サービスやクラウドサービスを使う、などの方法から会社が選ぶ
最後の条文例のとおり、このサンプルは転送という手段そのものを禁じてはいません。会社の情報を預けてよいサービスを会社が選び、選んだものだけを使う、という決まり方です。IPA は同じガイドラインで経営者に向けて、外部のサービスは安易に使わず、利用規約や付随するセキュリティ対策を十分に検討するよう担当者に指示する必要がある、と書いています。付録の「中小企業のためのクラウドサービス安全利用の手引き」も、選ぶときに確かめる点を並べています。扱う情報が漏えい・改ざん・消失したときの影響、自社のルールと矛盾しないか、事業者は信頼できるか、などです。
情報を社外に出すことにも決まりがあります。同じサンプルの「情報資産の社外持ち出し」では、社外秘なら所属部門長、極秘なら代表取締役の許可を得る形です（役職は会社に合わせて書き換える箇所）。社外秘や極秘のファイルを社外と共有するのは秘密保持の合意をした相手とだけで、共有したら記録を残します。
自治体には、総務省の「地方公共団体における情報セキュリティポリシーに関するガイドライン」（令和8年3月版）があります。そこに載っている対策基準の例文では、機密性を要しない情報しか扱わない場合でも、職員はサービスの約款などから利用のリスクを許容できるかを確かめて、利用を申請します。情報セキュリティ責任者がその申請を審査して使ってよいかを決め、承認したサービスを記録します。
自分の会社で、どの決まりに当たるかを確かめる
転送サービスが使えない理由は、会社ごとに違います。規程を開いたら、次の項目を探します。
インターネットのサービスやオンラインストレージの利用（許可が要るか。許可済みのサービスの一覧があるか）
電子メールと社外への送信（添付の暗号化、送ってよい方法）
情報の社外への持ち出し（誰の許可が要るか、記録の残し方）
私物の機器や、個人のアカウントの扱い
渡す動画が社外秘などの区分に当たるかも見ます。社員や来場者の顔が映っていて誰か分かる映像は、個人情報です。個人情報保護委員会のガイドラインは、本人が判別できる防犯カメラの映像を個人情報の例に挙げています。なお、会社のネットワークの設定によっては、外部のサービスのページそのものにつながらないこともあります。
まず、会社が契約しているクラウドで社外に渡せるかを聞く
会社が Google Workspace や Microsoft 365、Box などを契約しているなら、そのクラウドの共有が、会社の認めた渡し方になっている場合があります。ただ、社外の人と共有できるかどうかを決めるのは、管理者の設定です。
Google の管理者向けヘルプによると、管理者は、ユーザーがファイルを組織外の人と共有できるかどうかを管理でき、外部共有をオフにすると、ドライブのファイルへのリンクも組織外とは共有できなくなります。信頼できるドメインとだけ共有を許す設定もあり、その場合、個人のアカウントとは共有できません。Microsoft の説明では、SharePoint と OneDrive の外部共有を、組織とサイトの単位で設定します。OneDrive の共有の設定は、SharePoint と同じか、それより厳しいことがあります。Box では、共有リンクで相手ができる操作の上限を管理者が決めます。
聞くときは、「社外の業者に動画のファイル（MP4・約◯GB）を渡したい。会社のクラウドで社外と共有してよいか。よいなら、どの範囲と設定で渡すか」と具体的に尋ねます。認められた渡し方があれば、それに従います。
情報システムの部門がない会社もあります。IPA のガイドラインは、情報セキュリティ対策の担当者を確保し、担当する部署や役職員を決めるよう求めています。誰に聞けばよいか分からないときは、まず上司に社内の担当を尋ねます。
Google ドライブ・OneDrive・Box で社外の相手に渡す設定
設定の名前は、2026年9月28日時点の各社の公式のヘルプの表記です。相手がファイルを保存する必要があるとき（DVD の作成を頼むときなど）は、ダウンロードを禁止する設定にしません。
Google ドライブ（Google Workspace）
共有の画面の「一般的なアクセス」で、ファイルを開ける範囲を選びます。「制限付き」はアクセス権のあるユーザーだけが開け、「リンクを知っている全員」は Google アカウントにログインしなくても開けます。相手のメールアドレスを入れて特定の人と共有することもでき、対象となる仕事用・学校用のアカウントなら、その人のアクセスに有効期限を付けられます（今日から1年以内の日付）。相手が Google アカウントを持っていないときに特定の人として共有するには、管理者が「ビジターとの共有」をオンにしている必要があります。
閲覧者のダウンロードは初めから有効で、オーナーは禁止にもできます。渡し終えたら、「一般的なアクセス」を「制限付き」に戻すか、相手のアクセス権を削除します。
OneDrive・SharePoint（Microsoft 365）
OneDrive で「共有」を選び、リンクの設定で相手の範囲を決めます。「すべてのユーザー」のリンクは、受け取った人なら、転送された人も含めて開けるもの。「特定のユーザー」は、指定した人にだけアクセス権を与えます。「その他の設定」には「ダウンロードを禁止する」「有効期限の設定」「パスワードの設定」が並び、期限とパスワードを使えるのは Microsoft 365 のサブスクライバーだけです。パスワードは、共有する相手に個別に伝えます。「すべてのユーザー」が灰色で選べないなら、管理者が制限している可能性があります。渡し終えたら、「アクセスの管理」からリンクを削除します。
Box
共有リンクの範囲は、「リンクを知っている全員」「会社のユーザー」「招待されたユーザーのみ」の3つです。このうち Box のアカウントが要らないと書かれているのは「リンクを知っている全員」で、「会社のユーザー」はリンクを開くときに Box へのログインが要ります。相手ができる操作は「表示およびダウンロード可能」を選びます。「表示のみ可能」のリンクでは、ダウンロードができません。
パスワードは「リンクを知っている全員」のリンクにだけ付けられ、8文字以上で、小文字のほかに大文字・数字・特殊文字のどれかを1つ以上入れます。有効期限は、Box の管理者がこの機能を有効にしている場合に付けられます。パスワードも自動の有効期限も、無料の Individual アカウントでは使えません。渡し終えたら、共有の画面で「リンクを共有」のスライダを左に動かし、リンクを無効にします。
使えないときは、情シスに申請する｜書く項目と文例
会社のクラウドで社外と共有できない、または認められていないときは、使いたい方法を申請します。申請には、何を、誰に、どの方法で渡し、いつ消すかを書きます。
項目
書くこと
目的
何のために渡すか。例：式典で配るDVDを作るため。
相手
会社名・担当者・
中身
ファイル名・本数・容量。社外秘や個人情報の有無。
方法
使うサービスや付けるパスワード・期限。
期間
渡す日から、共有を止める日まで。
消し方
受け取りを確かめて共有を止める。相手がいつ消すか。
IPA の規程のサンプルは、社外秘や極秘のファイルを社外と共有したら、記録を残す形にしています。記録に入れるのは、共有の日時、共有した情報（ファイル名・機密区分など）、送った人と受け取った人（会社名・所属・氏名など）、共有の手段、目的、許可の状況と承認者です。申請に同じ項目を書いておけば、許可が出たあとの記録にもそのまま使えます。
文面は、たとえば次のように書きます。◯の部分を自分の件に置き換えてください。
件名：社外の業者に動画ファイルを渡す方法の相談（◯◯のDVD作成）
◯◯部の◯◯です。◯月◯日の◯◯で配るDVDを作るため、動画のファイルを社外の業者（◯◯社・担当◯◯様・連絡先◯◯）に渡す必要があります。ファイルはMP4形式の1本、約◯GBです。社外秘の情報は含みませんが、社員の顔が映っています。
会社のクラウドで社外と共有できる場合は、使ってよい共有の範囲と設定を教えてください。できない場合は、◯◯（サービス名）を、この1回に限って使うことを申請します。ダウンロードにパスワードを付けて電話で伝え、期限は◯月◯日までとします。相手の受け取りを確かめたら削除し、相手には◯月◯日までに消してもらうよう頼みます。
◯月◯日までに渡す必要があります。ほかに使える方法があれば、あわせて教えてください。
転送サービスの利用が認められなかったときは、認められる方法を尋ねます。会社のクラウドの別の設定や、媒体の持ち出しの手続きで渡せないかも、あわせて聞けます。
パスワードと期限を付け、パスワードは別の手段で伝える
「リンクを知っている全員」のようなリンクは、リンクが届いた人なら開けます。Box の説明では、転送メールでリンクを知った人も中身を見られます。パスワードを付ければ、リンクだけを知った人は開けません。期限を付ければ、その日を過ぎたリンクは使えなくなります。
パスワードは、リンクとは別の方法で伝えます。総務省の「国民のためのサイバーセキュリティサイト」は、パスワード付きのファイルをメールで送り、あとから別のメールでパスワードを送る方法を取り上げています。パスワードのメールも同じ間違った宛先に送ってしまう例が多く、本質的に有効とはいえない、という説明です。予防として挙げているのは、電話などメール以外の方法で伝えることと、前もってパスワードのルールを決めておくことです。IPA の規程のサンプルにも、パスワードは相手とあらかじめ決めておくか電話で知らせる、という条文例があります。
ギガファイル便を使ってよいと言われたら
アップロードが終わるとファイルの欄に出る「ダウンロードパスワード」に、半角英数字を1〜4桁入れて「設定」を押します。「1234」のような推測されやすいものは避けます。保持期限はアップロードの前に3・5・7・14・30・60・100日から選び、何も変えなければ5日で、あとからは延ばせません。期限より前にファイルを消すための削除キーは、相手に渡さず自分で控えます。画面ごとの手順はギガファイル便のパスワードの付け方｜設定手順・伝え方・忘れたとき まとめました。リンクを送るメールに書き添えることは、メールで動画が送れない原因と送る方法｜Gmail・Outlook・iPhone 説明しています。
認められたのがほかの転送サービスでも、無料で送れる量や期限はサービスごとに違うので、先に確かめておきます。主なサービスの違いはギガファイル便がつながらない・送れないとき｜確かめる順番と代わりのサービス まとめました。
USBメモリなどの媒体で渡すとき｜持ち出しの許可・暗号化・受け取りの確認
ネットで渡せないときは、USBメモリや外付けHDDに入れて渡す方法があります。媒体を社外に出すことには、規程の持ち出しの決まりがかかります。IPA の規程のサンプルでは、許可を得たうえで、USBメモリなどに入れるときは要らないデータを消去専用のツールで消し、持ち出すデータを暗号化します。総務省の自治体向けの例文も、記録媒体を外に持ち出すときは情報セキュリティ管理者の許可を得る決まりです。
個人情報が入るなら、個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）が、持ち運ぶときは容易に中身が分からないようにすることを求めています。例として挙がっているのは、暗号化やパスワードで保護してから電子媒体に入れる、封をする、施錠できる搬送容器を使う、といった方法です。マイナンバーのガイドラインは、追跡できる送り方も例に挙げています。パスワードは媒体と一緒に入れず、別の手段で伝えます。保管から廃棄までの決まりは個人情報の入ったUSBメモリ・DVDの管理｜保管・持ち出し・紛失・廃棄の決まり まとめました。
郵便で送るなら、元の動画は手元に残してコピーを送り、追跡できる方法で出して番号を控えます。レターパックや書留などの選び方と包み方は、USBメモリを郵送する方法｜レターパック・封筒の送り方と、ネット転送との比べ方 比べました。パスワードを入れないと読めないUSBメモリは、専用ソフトの対応OSによって使える機器が限られることがあるので（アイオーデータの説明）、相手が開けるかを先に確かめます。
届いたら、相手にファイルの本数と、動画が開けるかを確かめてもらいます。業者に渡すなら、届いた動画をいつまで持っていていつ消すのか、媒体を返してもらうのかを、送る前に聞いておきます。聞いた答えは、申請の「消し方」の欄にも書けます。
私物のスマホや個人のアカウントで送らない理由
急いでいると、動画を自分のスマホに移して送りたくなります。IPA のガイドラインはテレワークの節で、企業の管理下にない環境で業務をすることや、個人所有の端末を業務に使うことには、従来と異なるリスクも想定されるとして、対策の見直しを求めています。規程のサンプルでは、私物のパソコン・スマホ・USBメモリなどを業務で使うことを、システム管理者の許可制にするか禁止するか、会社が選ぶ形です。
許可した場合も、社用のメールを個人のアドレスに転送しない、社内で使ったデータを個人のアドレスに送らない、社外秘や極秘の情報は保存しない、という条文例が続きます。テレワークの項では、個人的に使うクラウドサービスやSNSを、業務データの送受信・保存・共有にも、取引先との連絡にも使わないとしています。総務省の自治体向けの例文も、支給以外のパソコン・モバイル端末・記録媒体は原則として業務に使わず、使えるのは許可を得たときだけです。
個人のメールアドレスや、個人で使っているクラウドのアカウントを通して動画を送ると、こうした条文例がいう個人のアドレスや、個人的に使うクラウドサービスにあたります。端末どうしで直接送るアプリも同じで、仕事で使うなら、会社の規程で外部のアプリを使ってよいかを先に確かめます（AlterSendとは？端末どうしで直接送るアプリの使い方と安全性 ）。
渡したあとに、受け取りを確かめて共有を止める
相手が保存したことを確かめたら、共有を止めます。Google ドライブは「一般的なアクセス」を「制限付き」にするか相手のアクセス権を削除し、OneDrive はリンクを削除し、Box はリンクを無効にします。ギガファイル便は、削除キーで期限より前に消せます。ギガファイル便の受け取り確認（ダウンロード通知）は、アップロードの画面を離れる前にしか設定できず、誰がダウンロードしたかまでは通知されません。
何を、いつ、誰に、どの方法で渡したかは、会社の決まりに沿って残します。IPA の規程のサンプルでは、社外秘や極秘のファイルを社外へ送ったら送信の履歴と共有の記録を残し、総務省の例文でも、端末などの持ち出しと持ち込みは記録を作って保管します。
当社に DVD・ブルーレイを頼むときの渡し方
当社（ディスクメーカー）は、大阪市北区・梅田にある、動画のデータから DVD・ブルーレイを作る書き込み代行の小さな店です。入稿は、動画の共有URLを注文フォームに貼る形で、ギガファイル便、Google ドライブ、Dropbox、OneDrive、WeTransfer、firestorage などのURLが使えます。スマホからも入稿できます。Box のリンクで入稿できるかは、相談・問い合わせフォーム（お問い合わせ ）で確かめてください。
Q&A（よくあるご質問） にあるとおり、貼るのはダウンロードできる共有URLで、データを郵送していただく必要はありません。「ダウンロードを禁止する」や「表示のみ可能」の設定にはしないでください。パスワードを付けたギガファイル便のURLを貼ると「ダウンロードパスワード」の欄が開くので、そこに入れます。ほかのサービスでパスワードを付けたときの伝え方は、相談・問い合わせフォームでお尋ねください。15時以降のご注文は翌営業日の受付、土日祝の注文・入稿は翌営業日からの作業になるので、リンクの期限はその日数も見込んで選びます。
ネットで渡せない場合は、大阪市北区の店舗へ直接持ち込むこともできます。会社の媒体を持ち出すことになるので、持ち出しの許可は先に取っておきます。郵送での入稿を受けるかは、相談・問い合わせフォームで確かめてください。申請に書くために、当社での保管や削除のことを知りたいときも、同じフォームでお尋ねください。
受け取った動画は、プレーヤーで再生できる形に組み立て（オーサリング）、書き込み、実際のプレーヤーで再生を確かめてから、ケースに入れて発送するか、店舗でお渡しします。注文は1枚からで、基本料金（DVD・1枚あたり）1,500円（税抜）、基本料金（Blu-ray・1枚あたり）1,500円です。お引き受けできるのは、撮った本人か権利者の許可がある動画です。制作会社に作ってもらった会社の動画を配るときの確かめ方は、会社案内DVDの作り方｜営業・展示会・採用で動画を渡すときの構成と選び方 書きました。注文の流れは動画をDVD・ブルーレイにする注文の手順｜初めてでも迷わない決めることと送り方 あります。
よくある質問
Q1. 会社でギガファイル便が使えないのはなぜですか？
業務に使ってよい外部のサービスを、会社が決めているためです。IPA の規程のサンプルでは、インターネットのサービスを業務で使うときはシステム管理者の許可を得て、社外秘などをオンラインストレージに置くときも許可を得ます。会社のネットワークの設定で、外部のサービスにつながらないこともあります。どの決まりに当たるかを自社の規程で確かめ、使ってよい渡し方を情報システムの担当に尋ねます。
Q2. 会社の Google ドライブで共有したリンクを、社外の人が開けないのはなぜですか？
「一般的なアクセス」が「制限付き」のままか、管理者が組織外との共有を止めていることが考えられます。Google のヘルプでは、仕事用・学校用のアカウントは組織外の人と共有できない場合があり、管理者は外部共有をオフにしたり、信頼できるドメインとだけ共有を許したりできます。自分で設定を変えられないときは、情報システムの担当に確かめます。
Q3. 情報システムの担当に申請するときは、何を書けばいいですか？
目的、相手（会社名・担当者・連絡先）、ファイルの中身（ファイル名・本数・容量、社外秘や個人情報の有無）、使う方法と付けるパスワード・期限、共有を止める日と消し方です。IPA の規程のサンプルが共有の記録に残す項目（日時・情報・送った人と受け取った人・手段・目的・承認者）と重なるので、許可が出たあとの記録にも使えます。
Q4. 急ぎなら、私物のスマホや個人のメールから送ってもいいですか？
会社の規程で認められていなければ送りません。IPA の規程のサンプルでは、私物の機器を業務に使うのは許可制か禁止で、許可されても社内で使ったデータを個人のアドレスに送りません。テレワークの項でも、個人的に使うクラウドやSNSを業務データのやり取りに使わないとしています。総務省の自治体向けの例文も、支給以外の端末は原則として業務に使わない決まりです。
Q5. リンクとパスワードは、同じメールで送ってもいいですか？
分けて送ります。同じメールに書くと、そのメールが思わぬ人に届いたとき、リンクとパスワードがそろって渡ります。総務省は、パスワードをあとから別のメールで送る方法でも、同じ間違った宛先に送ってしまう例が多く、本質的に有効とはいえないとしています。挙げているのは、電話などメール以外の方法で伝えることと、前もってパスワードのルールを決めておくことです。
Q6. USBメモリで渡すときは、暗号化が必要ですか？
会社の規程に従います。IPA の規程のサンプルでは、USBメモリなどに入れて持ち出すときは要らないデータを消し、持ち出すデータを暗号化します。個人情報が入るなら、個人情報保護委員会のガイドラインが、暗号化やパスワードで保護してから電子媒体に入れることを例に挙げています。暗号化したら相手が開けるかを先に確かめ、パスワードは別の手段で伝えます。
Q7. OneDrive や Box の共有リンクに、期限とパスワードは付けられますか？
付けられる場合があります。OneDrive には「有効期限の設定」「パスワードの設定」があり、使えるのは Microsoft 365 のサブスクライバーだけです。Box は「リンクを知っている全員」のリンクに8文字以上のパスワードを付けられ、有効期限は管理者がこの機能を有効にしていれば付けられます。Box のパスワードと自動の有効期限は、無料の Individual アカウントでは使えません。
Q8. DVDを頼む業者に、動画を郵送や持ち込みで渡せますか？
業者によって違うので、頼む先に確かめます。当社の入稿は共有URLを注文フォームに貼る形で、データを郵送していただく必要はありません。大阪市北区の店舗へ直接持ち込むこともできます。郵送での入稿を受けるかは、相談・問い合わせフォームで確かめてください。
参考にした公式の情報
各社の画面の名前や機能は変わることがあります。この記事は、2026年9月28日時点の公式の情報をもとにした一般的な説明です。規程は会社や団体ごとに違うので、最後は自分の組織の規程と、情報システムの担当の指示に従ってください。
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