金曜の夕方、部長からこう頼まれたとします。「例の周年記念ムービー、DVDにして取引先に配りたいんだけど、来週中にいける？」。制作会社から納品された動画はMP4で約4GB。ディスク化を頼む先も決まり、あとはデータを送るだけ——そう思ってギガファイル便を開いた瞬間、会社のパソコンに灰色の画面が現れます。「このサイトへのアクセスは、社内ポリシーによりブロックされています」。
ならばとメール添付を試せば、4GBどころか10MBの壁で弾かれる。個人のGmailも、Dropboxの個人アカウントも開かない。たかがファイルを1本送るだけのことが、こんなに進まないのかと天を仰いだ経験はないでしょうか。総務や広報のご担当者からディスクメーカーに寄せられるご相談のなかでも、この「会社のルールでファイル転送サービスが使えない」問題は、じわじわと件数を増やしています。
この記事では、情報システム部門（以下、情シス）がなぜ無料のファイル転送サービスを禁止するのかという理由の理解から始めて、承認を取るための申請文の書き方（そのまま使える文例つき）、会社が契約済みのクラウドを使う方法、USBメモリの郵送や店舗持ち込みといった代替手段まで、順番に整理していきます。
読み終える頃には、ご自身の会社ではどのルートが最短かを判断でき、明日の朝いちばんに情シスへ送る申請文の下書きまで持ち帰れるはずです。
先に結論をまとめます。会社でファイル転送サービスが禁止されていても、動画データを入稿する方法は主に4つあります。第一に、会社が契約済みの法人向けクラウド（Googleドライブ・OneDrive・Boxなど）の共有リンクを使う。第二に、情シスへ目的・宛先・期間・削除方法を明記した利用申請を出す。第三に、USBメモリなどの物理媒体を郵送する。第四に、大阪梅田の店舗へ直接持ち込む。ディスクメーカーはこの4つすべての入稿方法に対応しています。
「このサイトへのアクセスはブロックされています」——月曜の朝、動画の入稿が止まった
まず、あの灰色の画面で何が起きているのかを知っておきましょう。多くの会社では「URLフィルタリング」と呼ばれる仕組みが動いていて、Webサイトをカテゴリ単位でブロックしています。ギガファイル便が名指しで嫌われているわけではなく、「オンラインストレージ」「ファイル共有」というカテゴリごと、まとめて閉じられているのが実態です。だからfirestorageに逃げても、データ便に逃げても、たいてい同じ画面に突き当たります。
つまり、あなたの操作ミスではありませんし、会社のネットワークが壊れているのでもありません。設計どおりに門が閉まっているだけです。そして門である以上、正しい通り方が必ず用意されています。ブロックされやすいのは、おおよそ次の顔ぶれです。
- 無料のファイル転送サービス——ギガファイル便・firestorage・データ便など。カテゴリごとブロックされる筆頭です
- 個人向けクラウド——個人アカウントのGoogleドライブやDropbox。法人契約版だけが許可されているケースが多くあります
- フリーメールのWeb画面——GmailやYahoo!メール。私用メール経由のデータ持ち出しを防ぐ目的です
- USBメモリの接続——ポート自体が無効化されている会社も。物理の持ち出しにも別途規定があります
ちなみに、ブロック画面に表示される問い合わせ先へ「業務でこういうデータを社外に送りたい」と連絡するのが、実は正規の第一歩です。多くの会社では、この時点で公認の代替手段を教えてもらえます。
創立50周年の記念ムービーをDVDにしたいという総務のご担当者から、「会社のパソコンではギガファイル便のページ自体が開けない」というご相談をいただいたことがあります。結論から言うと、その会社が法人契約していたBoxの共有リンクを使い、その日のうちに入稿は完了しました。禁止ルールの内側に、最短ルートが最初から敷かれていたわけです。
会社が無料のファイル転送サービスを禁止する、5つのまっとうな理由
「うちの情シスは厳しすぎる」と嘆く前に、禁止の理由を知っておくと、このあとの承認交渉が驚くほど楽になります。相手が何を恐れているのかが分かれば、その恐れを打ち消す形で申請文を書けるからです。理由は大きく5つに整理できます。
- URLを知られたら誰でもダウンロードできる——無料転送サービスの多くは、URLさえ渡れば第三者でも取得できます。宛先を1文字打ち間違えたメールが、そのまま情報漏えいになり得ます
- PPAP廃止の流れ——パスワード付きZIPを添付し、直後のメールでパスワードを送る通称PPAPは、2020年に内閣府が廃止を表明して以降、多くの企業が追随しました。その代替として無秩序に転送サービスが使われることを、情シスは強く警戒しています（メール添付の限界はメールで動画が送れない時の解決策で整理しています）
- マルウェア・偽サイトの入口になる——ダウンロードページの紛らわしい広告ボタンや、転送サービスを装ったフィッシングの被害は実際に起きています
- シャドーITになる——会社が把握していないサービスに業務データが置かれると、担当者の退職後もデータが残り続けるなど、管理の目が届かなくなります
- ログが残らない——万一の漏えい時に「いつ・誰が・何を・どこへ送ったか」を追跡できないことは、情シスにとって最大級の悪夢です
こうして並べてみると、どれも「あなたの仕事を邪魔するため」の理由ではないことが分かります。ファイル転送の禁止は行き止まりではなく、通り方が決まっている門です。門番である情シスは敵ではなく、会社の情報を守る仕事を引き受けてくれている同僚です。この視点の転換ひとつで、次に打つ手が変わります。
禁止ルールを破って個人スマホから送るのが、実は一番危ない
ここで多くの人の頭をよぎるのが、「自分のスマホにデータを移して、テザリングで送ってしまえばいいのでは」という近道です。実際、「急ぎなので私物のスマホから送っていいですか」というご質問をいただくことがありますが、ディスクメーカーではお勧めしていません。一連の選択肢のなかで、これがもっともリスクの高い手だからです。
- 業務データが私物端末に残る——送信後に消したつもりでも、キャッシュやクラウドの自動バックアップに複製が残ることがあります。端末を紛失すれば、それがそのまま漏えい事故になります
- 就業規則違反になり得る——多くの会社で、業務データの私物端末への複製は情報管理規程で禁じられています。悪意がなくても、発覚すれば始末書や処分の対象になる可能性があります
- 事故のとき会社が守ってくれない——正規ルートでの事故なら会社として対応できますが、ルール外の個人行動で起きた事故は、個人が責任を負う構図になりがちです
数分の近道のために、積み上げてきた社内の信頼を差し出すのは割に合いません。「動画1本くらい」と思えるデータでも、社員の顔や社内の設備、取引先の名前が映り込んでいれば、それは立派な管理対象の情報です。そして実際に両方の道を歩いた人の話を聞くと、正規ルートのほうが結局速かった、という結末が珍しくありません。急がば回れの回り道を、ここから順に案内します。
最短ルートは社内にある——会社が契約済みのクラウドを探す
意外に見落とされがちですが、Google WorkspaceかMicrosoft 365を契約している会社なら、GoogleドライブやOneDriveという「会社公認の大容量ファイル共有手段」をすでに持っています。情シスがブロックしているのは素性の分からない無料サービスであって、自社契約のクラウドは正規の道具です。4GBの動画でも、共有リンク1本で送れます。
手順はシンプルです。会社のアカウントで動画をアップロードし、共有設定を「リンクを知っている全員が閲覧可能」に変更して、そのURLを入稿先へ伝えるだけ。つまずきやすいのは権限設定で、初期状態の「組織内のみ」のままだと、社外の相手はリンクを開けません。主要サービスの勘どころを表にまとめます。
| サービス | 社外への共有リンク | かけられる制限 | 事前に確認すること |
|---|---|---|---|
| Googleドライブ（Google Workspace） | 可（管理者設定による） | 閲覧のみ・有効期限 | 外部共有が管理者に許可されているか |
| OneDrive／SharePoint（Microsoft 365） | 可（管理者設定による） | 有効期限・パスワード | 「リンクを知っている全員」を選べる設定か |
| Box | 可 | パスワード・有効期限 | 共有リンクの既定権限（プレビューのみだとダウンロード不可） |
| Dropbox Business | 可 | パスワード・有効期限 | チーム設定で外部共有が有効か |
注意点がひとつあります。外部共有そのものを管理者が無効にしている会社も少なくありません。リンクを作れたように見えて、相手側では開けない——という空振りを防ぐには、送信前に情シスへ「外部共有は許可されていますか」と一言確認しておくのが確実です。仮に「無効です」という答えでも無駄にはなりません。その会話が、次の節で書く利用申請の布石になるからです。
実務のコツも添えておきます。動画はZIP圧縮せず、MP4のままアップロードするほうが確実です。動画ファイルはもともと圧縮済みなのでZIPにしてもほとんど縮まず、受け取り側の解凍の手間が増えるだけだからです。ファイルが複数あるときは1本ずつリンクを発行せず、フォルダごと共有すればURLは1本で済みます。リンクに有効期限を設定できる場合は、完成ディスクの確認が終わる頃——発注から2〜3週間後に切れるようにしておくと、送りっぱなしを防げます。
情シスの承認を取りにいく——通る申請文には5つの要素がある
会社契約のクラウドがない、または外部共有が塞がれている場合は、正面から申請します。大切なのは、情シスが判断に必要とする情報を最初のメール1通にすべて入れることです。情報が欠けるたびに往復が1回増え、承認は1日ずつ遠のきます。必要な要素は5つです。
- 目的——何のために送るのか（例: 周年記念ムービーのDVD化のため）
- 宛先——どこの誰に送るのか。社名・サイト・用途まで明記します
- データの中身と容量——何が映っていて何GBか。機密情報の有無も自己申告します
- 期間——いつからいつまで使うのか。「本件1回限り」と自分から区切ります
- 送信後の削除——ダウンロード確認後にどう消すのかまで書きます
この5つを盛り込んだ文例を置いておきます。社名と品名を差し替えて、そのまま使ってください。
件名: ファイル転送サービスの一時利用申請（動画データ入稿のため）
情報システム部 ◯◯様。総務部の◯◯です。創立記念ムービー（MP4形式・約4GB・機密情報の映り込みなし）をDVD化するため、制作サービスのディスクメーカー（diskmaker.jp）へデータを送付する必要があります。つきましては、ギガファイル便の利用を本件1回に限り許可いただけないでしょうか。アップロード時にはダウンロードキー（パスワード）を設定し、ファイルの保持期限は最短に設定します。先方のダウンロード完了を確認しだい、削除キーで即時削除します。なお、社内で契約中のクラウドストレージの共有リンクで代替可能であれば、その手順をご教示いただけますと幸いです。配布日の都合で、◯月◯日までにデータを送付したい状況です。
この文面が通りやすいのには理由があります。「1回限り」「最短期限」「削除まで完結」と、リスクの範囲を自分から狭めていること。そして代替案を添えて、相手に選択肢を渡していることです。禁止の解除を迫るのではなく、安全な運用方法を提案する形にする——それだけで、承認する側の心理的なハードルは大きく下がります。ギガファイル便側で設定できるダウンロードキー・保持期限・削除キーの仕組みはギガファイル便は安全かに詳しくまとめており、申請の添付資料としてそのまま使える内容にしています。
もし申請が却下されても、返信には必ず理由が書かれています。「では社内のOneDriveなら良いですか」「物理媒体の郵送なら問題ありませんか」と、その理由に沿って次の選択肢を差し出せば、会話は前へ進みます。却下は終点ではなく、条件の提示です。
ある製造業の会社では、研修動画の入稿にあたってこの形式で申請を出し、3営業日で承認が下りたと伺いました。しかもその申請文は雛形として部署に残り、以後の案件では手続きが半日で済むようになったそうです。最初のひとりが門の通り方を記録すると、後続の全員が速くなります。
ファイル転送が全面禁止の会社でも、道は残っている——物理媒体と店舗持ち込み
金融・医療・官公庁に近い業種では、外部へのURL共有そのものが例外なく禁止されていることがあります。承認の余地がない環境でも、動画データを届ける方法はまだ2つ残っています。ネットワークを一切通さない、物理の道です。
USBメモリ・SDカードを郵送する
古典的ですが確実で、しかも社内の稟議に乗せやすい方法です。「データを外部のサーバーに置かない」という点で、URL全面禁止の会社のポリシーとむしろ相性が良いからです。手順は次のとおりです。
- 持ち出し申請を出す——記録媒体の社外持ち出しに申請が必要な会社がほとんどです。ここを飛ばすと元も子もありません
- 新品または検査済みのUSBメモリにコピーする——私物の使い回しではなく、用途を限定した媒体を使います
- 可能なら暗号化し、パスワードは別経路で伝える——媒体にパスワードのメモを同封しては意味がありません。メールや電話で別送します
- 追跡できる方法で発送する——レターパックプラスや宅配便など、配達記録の残る手段を選びます。普通郵便は避けましょう
- 到着と作業完了の連絡をもらう——媒体の返却が必要かどうかも、発送前に決めておきます
発送の際は、媒体だけを裸で送らず、依頼内容のメモを1枚添えてください。会社名・ご担当者・連絡先、ファイル名と本数、希望する仕様（DVDかブルーレイか、枚数、盤面印刷の有無）が書いてあると、到着後の確認連絡が一往復減り、そのぶん納品が早まります。
大阪梅田の店舗に持ち込む
ディスクメーカーの拠点は大阪梅田にあり、データの持ち込みと完成品の受け取りに対応しています。手渡しの入稿は、データがネットワークに一度も乗らないという意味で、実はもっとも説明のいらない方法です。関西圏の会社なら、外回りの途中に立ち寄る形でも成立します。店舗受け取りと組み合わせれば配送の記録も不要になり、詳しくは大阪梅田店舗で当日受け取りで案内しています。
ケース別・最短ルート早見表——研修動画から周年ムービーまで
ここまでの選択肢を、状況別の一覧に落とし込みます。ご自身の会社がどの行に当てはまるかを見れば、今日やるべき最初の一歩が決まります。
| あなたの会社の状況 | 最短ルート | 次善策 | 入稿までの目安 |
|---|---|---|---|
| Google WorkspaceやMicrosoft 365を契約済み | 会社クラウドの共有リンク | 転送サービスの一時利用申請 | 最短当日 |
| 会社クラウドなし・情シス部門あり | 5要素の申請文で一時利用許可 | USBメモリの郵送 | 数日〜1週間 |
| 外部URLが全面禁止（金融・医療など） | USBメモリ等の郵送 | 店舗持ち込み | 2〜4日 |
| 大阪・関西圏に事業所がある | 梅田店舗へ持ち込み | 会社クラウドの共有リンク | 最短当日 |
用途別にも補足します。研修・マニュアル動画のDVD教材化のような社内向けの案件は、データに社外秘が含まれやすいぶん、会社クラウドか物理媒体が向いています。一方、周年記念ムービーや採用動画のように、もともと社外へ配ることが前提の映像は機密性の説明がしやすく、転送サービスの一時利用申請が通りやすい部類です。
なお、どのルートを選んでも、動画ファイルそのものに手を加える必要はありません。迷うのは経路だけで、データはMP4のままで大丈夫です。
共通して言えるのは、納期の逆算を「入稿手段の確定」から始めることです。ディスクの制作自体は最短即日でも、承認に1週間かかれば全体は1週間遅れます。配布日が決まっている案件ほど、動画が完成する前——できれば編集を発注した時点で、入稿ルートの確認だけ先に走らせておくと安全です。
ディスクメーカーで対応する場合——入稿方法は会社のルールに合わせて選べる
ディスクメーカーの入稿は「URLで送っていただく」ことを基本にしていますが、そのURLはギガファイル便である必要はありません。GoogleドライブでもOneDriveでもBoxでもDropboxでも、リンクを開いてダウンロードできる形なら同じように受け取れます。会社のルールで使えるサービスに、こちらが合わせます。基本の流れはギガファイル便での入稿ガイドと同じで、URLの発行元が変わるだけです。
- URL入稿——ギガファイル便・Googleドライブ・Dropbox・OneDrive・Boxなどの共有リンクに対応。権限が「リンクを知っている全員」になっているかだけご確認ください
- 物理媒体での入稿——USBメモリ・SDカード等の郵送に対応。事前にご連絡いただければ、媒体の返却の要否も含めて段取りします
- 店舗持ち込み・受け取り——大阪梅田の拠点で、手渡しでの入稿と完成品の受け取りが可能です
制作は、オーサリング・書き込み・盤面印刷・配送までを一括して、DVDは1枚1,500円から、同内容の追加ディスクは1枚1,000円です。記録面の品質に定評のあるバーベイタム製ディスクを使用し、データ確認後は最短で翌日に発送します。数多くのご依頼のなかには、今回のような「社内ルールとの折り合い」から始まる法人案件が少なくありません。料金の全体像は料金表にまとめています。
「どの入稿方法なら社内規定を通せそうか」という段階からのご相談も歓迎です。情シスへの説明に使える範囲で、データの取り扱いについてお答えしますので、相談フォームからお気軽にお声がけください。
よくある質問
Q. 会社でギガファイル便がブロックされています。ほかの方法で入稿できますか？
A. できます。ディスクメーカーではGoogleドライブ・OneDrive・Box・Dropboxなどの共有リンクでも受け取れるほか、USBメモリ等の郵送、大阪梅田店舗への持ち込みにも対応しています。会社で使えるサービスがひとつでもあれば、それに合わせて入稿できます。
Q. 情シスに申請してから、承認まではどのくらいかかりますか？
A. 会社の規模と運用によりますが、目的・宛先・期間・削除方法を揃えた申請なら数日〜1週間が目安です。情報が欠けた申請は差し戻しで倍の時間がかかります。急ぎの場合は、会社契約クラウドの共有リンクのほうが早く動けることが多いです。
Q. 個人のスマホからテザリングで送ればバレませんか？
A. お勧めしません。発覚するかどうか以前に、業務データを私物端末へ複製する行為自体が情報管理規程の違反になり得ます。紛失や誤送信が起きたときは、個人で責任を負う構図になりがちです。時間の面でも、正規ルートのほうが結果的に速いケースが多くあります。
Q. USBメモリを郵送する場合、暗号化は必須ですか？
A. まずは社内規定に従ってください。規定がない場合も、パスワード付きの暗号化をかけ、パスワードはメールや電話など別経路で伝える形をお勧めします。発送はレターパックプラスや宅配便など、追跡記録の残る手段が安心です。
Q. 会社のGoogleドライブで共有リンクを作りましたが、先方が開けないと言われました。なぜですか？
A. 共有範囲が「組織内のみ」になっている可能性が高いです。「リンクを知っている全員が閲覧可能」へ変更してください。それでも開けない場合は、管理者が外部共有を無効化している設定が考えられるため、情シスへの確認が必要です。
Q. 入稿手段の調整で時間がかかりそうです。納期はどうなりますか？
A. データ到着後の制作は最短翌日発送が可能なので、全体の納期は「入稿がいつ確定するか」でほぼ決まります。配布日が決まっている場合は、社内の承認手続きと並行して枚数や盤面印刷のご相談を先に進めておくと、データ到着から発送までを最短にできます。
ブロック画面の向こう側には、会社の情報を今日まで守ってきた誰かの仕事があります。門は閉じるためではなく、正しく通すためにあるものです。通り方さえ分かれば、あなたの動画は明日にも動き出します。届けたい映像があるなら、ルールごと味方につけて、正面から運んでいきましょう。
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